Pahami Langkah Ini Sebelum Membuat Event

Pahami Langkah Ini Sebelum Membuat Event

Apa anda mencoba masuk ke dunia event? Jika iya dunia ini begitu sibuk dan akan banyak menguras waktu anda. Disini anda dituntut untuk selalu fokus karena satu kesalahan sedikit akan merusak citra anda dan team anda. Jika anda sukses dalam membuat acara, nama anda akan melambung dan akan dicari banyak orang yang ingin mengadakan event mereka. Dalam membangun sebuah acara, anda terlebih dahulu harus menentukan anggaran, menentukan tanggal serta tentukan tempat untuk acara apakah mencukupi atau tidak. Maka dari itu pahami hal hal berikut ini sebelum anda memulai membuat event.

 

1. Tentukan dulu tujuan acara anda

Terlebih dahulu tentukan atau tanyakan dulu tujuan acara tersebut diadakan? Siapa yang akan hadir? Dalam rangka apa acara itu diadakan? Sasaran apa sehingga acara tersebut diadakan? Apa untuk menarik konsumen atau mengenalkan produk terbaru dari klien. Pahami terlebih dahulu dari jawaban pertanyaanpertanyaan tersebut sehingga anda dapat mentukan konsep apa yang harus dibuat untuk merancang acara itu nantinya.

Misalnya anda mendapatkan klien sebuah universitas, tanyakan terlebih dahulu apa tujuan universitas tersebut apakah ingin mendapatkan peserta didik yang kompeten atau mengenalkan jurusan baru dari kampus tersebut. Atau misal anda mendapatkan klien sebuah startup bisnis anda bisa menanyakan tujuan apa yang ingin dicapai sehingga startup tersebut membuat event seperti itu.

2. Buat Team

membangun team yang solid

Dibutuhkan team yang kuat dan solid untuk membuat event yang mengagumkan. Tentukan siapa manager acara dan ketua acara untuk memimpin acara yang akan diadakan. Dan jika acara yang anda tangani itu besar anda bisa menunjuk pengawas per individu untuk mengawasi setiap vendor, sukarelawan atau pendukung lainnya.

Namun, merekrut anggota tim tidak sesederhana yang anda bayangkan karena anda memerlukan pribadi yang kreatif dan inovatif. Setelah Anda menyatukan tim Anda, buat saluran komunikasi untuk menumbuhkan kolaborasi yang sukses dan dinamika yang sehat. Perangkat lunak obrolan seperti WA , perangkat lunak manajemen kerja berbasis tim seperti Wrike , dan Google Hangouts yang andal adalah opsi komunikasi yang hebat.

Perlu diingat, bahwa tidak cukup untuk menerapkan sistem komunikasi baru dan berharap tim Anda bekerja sama dengan baik. Sebagai pemimpin tim, penting bagi Anda untuk membina hubungan ini melalui kegiatan dan latihan kelompok.

3. Tentukan Anggaran Anda

Memiliki anggaran yang sudah diterima dari klien akan sangat membantu anda dalam menetukan kebutuhan logistik acara anda. Memiliki anggaran di tempat akan membantu Anda membuat keputusan logistik untuk acara Anda. Anda mungkin sudah memiliki anggaran “total” dalam pikiran, tetapi penting untuk menetapkan anggaran untuk masing-masing item (misalnya, biaya venue, sponsor, hiburan, dll.). Jangan lupa tentang akomodasi wisata untuk pembicara dan peserta utama lainnya.

Bergantung pada sudut pandang Anda, keuangan merupakan aspek manajemen acara yang paling menarik atau paling membosankan. Keuangan bisa dibilang komponen yang paling penting, tanpa uang, tidak ada acara.

Karena itu merencanakan anggaran dengan cermat itu sangat penting.

Berikut daftar pengeluaran utama mungkin bisa jadi referensi anda:

– Tempat (sewa kamar, uang jaminan, parkir)– A / V (proyektor, internet / Wi-Fi, speaker, mikrofon, kamera)

– Katering (bartender, server, makanan, minuman, linen, pengaturan meja)
– Pemasaran ( perangkat lunak pemasaran media sosial , bahan cetak dan pekerjaan desain, perangkat lunak manajemen pendaftaran )
– Hiburan (musisi / DJ, biaya pembicara, biaya perumahan dan transportasi terkait)
– Lain-lain (kategori umum Anda; mencakup dekorasi tempat, tempat duduk, staf acara tambahan, pajak, dan biaya)
– Untuk membantu mengatur anggaran Anda dan merampingkan pembuatannya, lihat templat anggaran acara ini .

4. Tentukan Tanggal Acara Tempat

Jika anda mendapatkan acara baru, pastikan Anda memiliki banyak waktu untuk mempersiapkan acara tersebut- idealnya, Anda perlu setidaknya 4-6 bulan untuk merencanakan. Saat memilih tanggal, Anda mungkin ingin menghindari hari libur (calon peserta mungkin berada di luar kota) atau tanggal yang tumpang tindih dengan acara yang bersaing. Tanyakan kepada para stackholder (seperti peserta utama, pembicara, dan orang-orang di dalam organisasi Anda) untuk memastikan tanggal tersebut tidak bentrok dengan mereka.

Berikut adalah beberapa saran untuk memulai sesi brainstorming Anda:

1. – Jenis parkir apa yang Anda butuhkan?
   – Apakah Anda membutuhkan peralatan A / V Anda sendiri, atau akankah tempat menyediakannya?
   – Apakah venue memiliki koneksi Wi-Fi sendiri?
   – Berapa luas lantai yang Anda butuhkan?
   – Apakah Anda memerlukan ruang terbuka, atau area / kamar tersegmentasi? 
   – Apa kebijakan setoran, pembatalan, dan pengembalian uang?

5. Libatkan banyak mitra dan sponsor

Untuk meregangkan anggaran Anda dan meningkatkan jangkauan Anda, sponsor perusahaan dan mitra masyarakat adalah cara terbaik.Selain membantu Anda menghemat biaya, pembelian souvernir dan bingkisan dapat menambah stabilitas keuangan anda, dan meningkatkan peluang Anda untuk sukses. Dengan lebih banyak dermawan yang berpartisipasi, acara Anda menimbulkan risiko keuangan yang jauh lebih kecil untuk perusahaan atau perusahaan acara Anda.

Saat Anda siap mencari sponsor dan mitra, ikuti empat tips ini:

1. Memahami tujuan pemasaran mereka. Apakah calon sponsor / mitra mencari peluang untuk meningkatkan citra publik mereka? Apakah mereka menginginkan eksklusivitas dalam periklanan? Sangat penting untuk mengetahui jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini ketika mencari sponsor sehingga Anda tidak lengah ketika mitra / sponsor Anda meminta ruang iklan atau dimasukkan pada inisiatif acara.
2.  Identifikasi pembuat keputusan nyata. Penting untuk mengetahui siapa yang harus diajak bicara sehingga Anda tidak perlu mengulangi pembicaraan Anda, atau mengandalkan kemitraan yang gagal karena kontak Anda tidak memiliki wewenang untuk membangun hubungan itu. Beberapa bisnis menunda keputusan semacam itu kepada tim pemasaran mereka, sementara yang lain meminta Anda untuk naik tangga ke tingkat eksekutif.
3. Pastikan bisnis mereka memuji visi Anda. Jika Anda menjalankan acara hak-hak hewan, Anda tidak akan bermitra dengan Perdue. Mencari mitra dengan visi bisnis yang cocok dengan visi acara Anda untuk memastikan hubungan yang lebih antusias. Ini juga memungkinkan Anda untuk terus maju dengan acara Anda tanpa membuat marah atau menolak peserta yang hadir dengan menyajikan pesan yang bertentangan.
4.  Tahu kapan harus bertanya. Sebagian besar bisnis merencanakan sponsor utama mereka sebelum awal tahun fiskal mendatang. Jika Anda mencari sponsor perusahaan, penting untuk mengajukan pertanyaan jauh hari sebelumnya untuk memastikan Anda berada di radar mereka ketika saatnya tiba.

cara membuat event

6. Tulis Deskripsi acara yang menarik

Deskripsi acara yang ditulis dengan baik dapat membuat perbedaan saat memasarkan acara Anda kepada pembeli tiket potensial. Tambahkan gambar ke speaker showcase, presenter, atau atraksi besar lainnya untuk acara Anda. Juga, pastikan untuk menyatakan dengan jelas kebijakan pengembalian dana Anda dan menambahkan FAQ untuk membantu menjawab pertanyaan yang paling banyak ditanyakan oleh peserta. (Kiat Pro: Pastikan deskripsi acara Anda menyertakan informasi aksesibilitas utama! Baca panduan langkah demi langkah untuk daftar acara yang dapat diakses .)

7. Harga tiket 
Rencanakan strategi penetapan harga yang kuat untuk memulai penjualan Anda dan tetap menjual tiket sampai pintu ditutup. Titik awal yang baik adalah membandingkan penjualan masa lalu Anda dengan harga dan jenis tiket, untuk memahami harga dan jenis mana yang terbang dari rak. Banyak penyelenggara juga menawarkan berbagai tingkatan harga atau diskon untuk memberi insentif kepada pembeli.

Apa pun harga yang Anda tetapkan, masukkan deskripsi tiket untuk setiap jenis tiket untuk menghindari pertanyaan yang tidak perlu dari para hadirin. Jika Anda menggunakan Eventbrite, Anda juga dapat memanfaatkan widget kami —kami memberikan kode bagi Anda untuk menambahkan tombol, formulir tiket, dan lebih banyak lagi sehingga peserta dapat mulai membeli tiket langsung di situs web perusahaan Anda.

8. Kumpulkan informasi yang Anda butuhkan dari peserta

Kustomisasi formulir pemesanan yang diisi pembeli saat pendaftaran . Anda mungkin ingin mengajukan pertanyaan khusus , seperti Bagaimana Anda mendengar tentang acara ini? 

Ingat saja — semakin banyak informasi yang Anda tanyakan pada formulir pesanan acara Anda, semakin kecil kemungkinan pelanggan untuk menyelesaikan pembelian mereka. Jika Anda perlu mengajukan banyak pertanyaan, pertimbangkan untuk menambah jumlah waktu yang harus dihadiri peserta .

9. Pastikan Anda dibayar.

Bagaimana Anda akan dibayar untuk penjualan tiket Anda? Sangat penting untuk menyiapkan detail pembayaran Anda sebelumnya, dan dengan penyedia tiket seperti Eventbrite Anda dapat menerima pembayaran di muka sebelum acara berlangsung.

10. Tetapkan rencana untuk mengelola pelanggan Anda.

Setelah pesanan mulai masuk, Anda akan memerlukan rencana tentang bagaimana mengelola pertanyaan dari pembeli tiket Anda. Bagaimana Anda ingin menangani pengembalian uang ? Siapa yang akan menanggapi email dari peserta ? Apakah Anda mengizinkan peserta untuk mentransfer pendaftaran mereka ? Rencanakan hal-hal ini sebelumnya, dan komunikasikan rencana itu kepada tim Anda sehingga semua orang terlibat. 

Mengorganisir acara bisa sangat sibuk, tetapi memeriksa item-item ini dari daftar Anda akan membawa Anda selangkah lebih dekat untuk menjual acara Anda .

Jika anda membutuhkan vendor sewa ht, kami siap membantu support kelancaran komunikasi dievent anda.

 

The post Pahami Langkah Ini Sebelum Membuat Event appeared first on Momototoy Communication.

Source : https://ift.tt/2n3djoB