6 Tips untuk Memilih Vendor Acara Terbaik

6 Tips untuk Memilih Vendor Acara Terbaik

Setiap acara yang diadakan pasti membutuhkan kombinasi vendor yang dapat dipercaya. Ini bisa menjadi tantangan bagi event organizer untuk menemukan vendor yang tepat untuk mengisi bagian dari acra yang direncanakan. Jika satu vendor membuat kesalahan dan acara tidak berjalan mulus itu akan mempengaruhi citra anda sebagai event organizer kepada klien anda dan vendor lain. Inilah sebabnya mengapa memeriksa vendor dan mengetahui bagaimana cara bernegosiasi dengan mereka adalah bagian penting dari proses perencanaan acara. Berikut adalah 6 tips untuk memilih vendor acara terbaik ​

1. Tentukan kebutuhan Anda

Pertama, lakukan sesi tukar pendapat dan buat apa yang Anda inginkan dari masing-masing vendor pada saat acara. Terus jalin komunikasi dengan vendor vendor tersebut tentang apa yang anda butuhkan. Jika Anda memiliki daftar lengkap hal-hal yang Anda ingin lakukan, akan lebih mudah menentukan tugas dari vendor vendor tersebut.

Sangat berisiko tidak memikirkan kebutuhan Anda sebelumnya. Vendor ini akan memastikan acara Anda berjalan tepat seperti seharusnya, sehingga membuat lebih mudah bagi mereka untuk memahami akan berjalan seperti apa.

Kiat – terkadang vendor lebih tahu apa yang Anda butuhkan dari pada yang Anda lakukan. Untuk mendapatkan yang terbaik dari kedua belah pihak, mintalah rekomendasi di sepanjang acara dan gabungkan keahlian mereka dengan daftar kebutuhan cara anda. Rekomendasi yang diberikan oleh vendor kepada anda akan menunjukkan seberapa berpengalaman dan terampilnya mereka, pastikan untuk anda mencatatnya.

2. Google bukan satu-satunya sumber Anda

Saat Googling, jangan heran jika beberapa situs vendor tidak terlalu bergaya atau responsif. Anda sedang mencari pakar industri, kadang-kadang website yang tampilannya kurang bagus tidak harus menjadi acuan bahwa mereka kurang ahli. Cara terbaik untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan dari vendor adalah dengan menjangkau mereka secara langsung untuk mengetahui kemampuan mereka. Tentu saja, menjangkau puluhan vendor secara perorangan bisa menjadi tugas yang membuat anda malas duluan, siapa yang punya banyak waktu? Perencana acara tentu tidak. Untuk mempersempit opsi Anda, cari tahu tentang Yelp, blog industri acara, dan situs lain yang terkait dengan acara untuk membantu Anda menemukan vendor yang tepat untuk acara Anda.

Berbicara dengan rekan kerja, vendor yang ada, dan orang-orang di industri event juga dapat membantu mempersempit pilihan Anda. Anda mungkin akan menemukan bahwa orang-orang di industri perhotelan dan acara sangat ramah dan membantu dalam merujuk bisnis ke vendor tepercaya mereka. Mereka juga kemungkinan besar akan memiliki vendor terkemuka yang memiliki reputasi baik untuk layanan yang Anda butuhkan.

3. Buat koneksi 

Saat pertama kali mendekati vendor, pastikan mereka memenuhi persyaratan yang Anda tentukan sebelumnya dan lihat terlebih dahulu apakah mereka memiliki ketersediaan untuk event yang anda rencanakan. Tidak ada gunanya membuang waktu orang, dan jika mereka tidak bersedia, mereka mungkin dapat memberikan saran untuk vendor lain. Berikut adalah beberapa contoh jenis informasi yang harus Anda peroleh saat melakukan percakapan awal ini dengan vendor:

• Bisakah mereka melakukan semua trik mereka sendiri?
  Beberapa vendor tidak memiliki peralatan sendiri atau memiliki staf sendiri di rumah . Ini berarti bahwa jika mereka membutuhkan peralatan tambahan atau personel tambahan, mereka kemungkinan besar akan menaikkan biaya mereka untuk tetap menghasilkan uang dari layanan apa pun. Ini tidak selalu menjadi masalah, tetapi jika demikian, Anda mungkin kehilangan uang dengan pergi bersama vendor ini.
• Seberapa andal tim mereka?
  Meskipun email adalah cara yang bagus untuk mengklarifikasi informasi, panggilan telepon atau pertemuan tatap muka dapat memberi Anda perasaan yang jauh lebih baik tentang orang-orang yang berpotensi untuk bekerja sama dengan Anda. Luangkan waktu untuk bertanya tentang kru yang akan berada di lokasi di acara tersebut. Apakah mereka tepat waktu? Apakah mereka membersihkan diri mereka sendiri? Anda harus memastikan bahwa Anda berbicara dengan orang-orang yang benar-benar akan bekerja dengan Anda, bukan hanya tenaga penjualan. Tidak ada yang lebih buruk daripada dijual oleh seseorang yang karismatik dan berpengetahuan tentang acara Anda, tetapi kemudian diteruskan ke orang lain yang tidak menjunjung tinggi kesan itu.
• Pekerjaan apa yang bisa mereka hasilkan?
  Hindari hanya mengandalkan brosur atau informasi situs web yang mengkilap. Saat berbicara dengan vendor, coba pelajari tentang jenis acara yang telah mereka lakukan di masa lalu atau baru-baru ini. Cari tahu jenis-jenis klien yang biasanya bekerja dengan mereka. Jika mereka memiliki pengalaman bekerja di industri Anda, itu menjadi nilai tambah. Minta referensi klien untuk memvalidasi informasi yang mereka berikan. Jika informasi yang mereka berikan sudah benar, maka Anda sudah mulai membangun kepercayaan dengan mereka.

Baik juga untuk memulai hubungan yang tulus dengan vendor mulai hari pertama. Lagipula, mereka membantu Anda menggabungkan semuanya sehingga semakin kuat hubungan yang Anda miliki dengan mereka.

4. Minta banyak penawaran  

Jangan dapatkan penawaran hanya dari satu vendor. Bahkan jika Anda yakin akan menggunakan vendor tertentu, mendapatkan lebih dari satu penawaran adalah praktik terbaik. Kutipan ini akan berfungsi sebagai tolok ukur untuk membandingkan vendor sekarang dan di masa depan. Anda juga akan dapat melihat apa standar harga industri dengan melihat beberapa vendor. Kutipan dari satu vendor yang mungkin tidak Anda sukai mungkin memiliki beberapa inklusi yang diabaikan oleh vendor pilihan Anda.

5. Jangan membuat biaya yang terlalu minim

Sebagai seorang profesional acara berpengalaman, salah satu saran terbesar yang bisa saya sampaikan adalah jangan memilih vendor murni berdasarkan harga. Jika anggaran Anda merupakan masalah nyata, temukan area lain untuk mengurangi dan hanya merekrut vendor yang benar-benar Anda butuhkan. Pada akhirnya, nilai vendor akan ditentukan oleh seberapa baik kinerjanya, bukan hanya biayanya.

Sekarang, ini tidak berarti Anda harus bergegas oleh beberapa perusahaan yang terlalu mahal. Ingatlah bahwa jika Anda menghemat beberapa juta, Anda mungkin juga mendapatkan serangan jantung mini ketika vendor pilihan Anda melakukan kesalahan.

Terakhir, pastikan untuk memeriksa bahwa harga yang ditulis sudah total dan tidak ada biaya tambahan. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah menyelesaikan acara dan meminta vendor mengirimkan tagihan tambahan yang tidak diantisipasi.

6. Buat Feeling yang tepat

Timbang semua opsi Anda, buat spreadsheet utama, jika itu yang Anda inginkan, dan pilih vendor yang selaras dengan kebutuhan Anda  dan  yang paling Anda percayai untuk peristiwa aktual.

Jika Anda tidak merasa yakin dengan semua opsi Anda, minta informasi lebih lanjut, atau kembali ke papan gambar dan dapatkan satu atau dua penawaran lain dari vendor lain. Ketika Anda benar- benar menemukan pilihan terbaik, segala sesuatu seharusnya “terasa” benar. Cara mereka berbicara tentang acara itu masuk akal, saran mereka berguna, dan vendor bersemangat membuat acara itu sukses.

Jika anda membutuhkan vendor HT, Clearcom, atau Eartec kami siap membantu anda. Percayakan kepada kami kebutuhan komunikasi saat acara anda berlangsung. Silahkah klik tombol WA untuk info lebih lanjut. Terimakasih.  

The post 6 Tips untuk Memilih Vendor Acara Terbaik appeared first on Momototoy Communication.

Source : https://ift.tt/2lTmx6u