7 Tips Berkomunikasi Saat Event anda Berlangsung

7 Tips Berkomunikasi Saat Event anda Berlangsung

Jika anda seorang event organizer yang baik, pasti anda tahu bahwa tidak semua acara yang anda tangani berjalan dengan lancar. Walaupun anda seorang event organizer yang hebat sekalipun dengan melakukan semua upaya dengan memastikan menjalankan tugasnya sesuai rencana pasti ada saja yang terlewat. Hal terpenting pada saat acara berlangsung adalah penyampaian informasi yang cepat dan tepat kepada team anda. Disini komunikasi sangat penting didetik-detik acara berlangsung karena kesalahan sedikit saja acara bisa saja gagal atau tidak sesuai rencan. 

 

Ditambah jika terjadi problem ini itu akan membuat kepala anda tambah pening saja. Dan komplain pun datang silir berganti menghujani anda. Oleh sebab itu menjalin komunikasi antar team itu sangat penting dalam dunia event. Jalin kekompakan komunikasi, koordinasi atau mungkin komunikasi peserta/tamu anda tiu juga sangat penting karena hal-hal tidak terduga bisa saja terjadi pada menit-menit terkhir saat acara berlangsung. 

 

Penyampaian informasi bisa saja secara langsung atau menggunakan Handy talky. Jika jarak antar team anda berjauhan akan sangat diperlukan alat bantu komunikasi yang simple seperti handy talky. Disini kami menawarkan jasa rental HT untuk anda yang membutuhkan. Langsung klik tombol WA untuk order. Kembali pada topik artikel ini tentang tips berkomunikasi yang baik saat event anda berlangsung. Berikut ini beberapa tips internal maupun eksternal yang mungkin bisa mengurangi rasa pening kepala anda saat event sedang kalut :v

 

Komunikasi Internal: Tetap selaras dengan tim Anda

Apakah tiba-tiba hujan mulai turun? Apakah staf pintu Anda berurusan dengan antrian panjang? Atau di flipside, apakah venue Anda terasa kosong di dalam? Ada sejuta alasan mengapa Anda perlu memastikan Anda selalu berkomunikasi dengan tim Anda pada hari acara Anda. Inilah cara memastikan Anda tidak berebut pada menit terakhir.

1. Buat komunikasi langsung dengan staf acara Anda

Baik itu dengan walkie talkie (metode favorit kami), sinkronisasi langsung, teks grup, atau Slack (metode favorit kami), prioritas pertama Anda harus selalu memutuskan saluran komunikasi yang Anda dan staf Anda akan gunakan di tempat.

Tetapi perlu diingat : ketika berbicara dengan tim acara Anda , hal-hal tidak hanya harus bergerak cepat, mereka juga harus di bawah radar. Karena tidak ada yang mau menjadi orang yang berbicara dengan walkie talkie di pintu depan tentang kecelakaan keamanan di dalam acara (canggung!).

Jenis komunikasi di tempat yang kami sarankan adalah Slack (sebelum dan selama acara). Tidak hanya menawarkan satu tempat untuk komunikasi, dan menggunakan alat yang sudah digunakan tim Anda setiap hari, Anda juga dapat mengatur saluran yang berbeda – seperti, satu untuk orang-orang yang bertugas di pintu atau satu untuk keadaan darurat – sehingga komunikasi tidak perlu t hanya instan, itu terorganisir juga.

Kiat pro : jika Anda berencana untuk tetap berpegang pada teks grup, pastikan Anda memiliki nomor telepon semua orang sebelumnya sehingga Anda tidak mencoba mencari cara untuk menjangkau seseorang saat waktu mepet.

2. Selalu berhubungan dengan pintu

Jika ada tempat di mana Anda tidak pernah ingin meremehkan komunikasi, itu ada di pintu. Anda harus selalu, dan maksud saya selalu , berhubungan dengan tim yang memimpin di acara Anda.

Ini akan memudahkan Anda untuk dengan cepat menyelesaikan masalah apa pun (dan selalu ada masalah) saat tamu tiba. Dan, penting bagi staf pintu Anda untuk berkomunikasi dengan tim Anda di dalam venue untuk keperluan kapasitas.

Kiat pro : apakah Anda tahu bahwa Anda dapat memeriksa orang-orang dari acara Anda di Aplikasi Host kami ? Ini dapat membantu Anda mengukur angka kapasitas, tetapi juga, memberikan metrik keterlibatan acara yang lebih baik dalam pelaporan Anda.

3. Hubungkan tim penjualan Anda ke prospek dengan lebih cepat

Tidak ada yang suka berjalan ke acara tanpa merasa disambut. Begitu seorang tamu penting berjalan melewati pintu, tim penjualan Anda seharusnya berada tepat di samping mereka, menyapa mereka dengan minuman favorit mereka.

Jadi, bagaimana Anda memastikan tim Anda tahu siapa yang ada di acara Anda?

4. Identifikasi titik kontak utama untuk mitra eksternal

Sayangnya, itu sering terjadi – mitra, pembicara, atau sponsor akan tiba di acara Anda tanpa tahu ke mana harus pergi, ke mana harus mengatur, atau apa yang harus dilakukan.

Pikirkan mitra acara Anda , sponsor, vendor, dan staf venue sebagai perpanjangan dari tim Anda. Sebelum acara Anda, penting bahwa Anda memberi mereka satu titik kontak utama sehingga mereka dapat dengan mudah berkomunikasi dengan tim Anda di tempat.

Komunikasi Eksternal: Pertahankan tamu Anda tetap tahu

Meskipun di balik layar mungkin terasa sibuk, Anda tidak pernah ingin tamu Anda merasa seperti mereka tidak tahu apa yang terjadi. Itulah sebabnya penting untuk mengatur bentuk komunikasi dengan tamu Anda di tempat – baik itu menit terakhir atau direncanakan.

1. Mulailah komunikasi saat tamu berjalan melewati pintu

Selain menyertakan informasi penting dalam komunikasi pra-acara Anda, Anda dapat memberikan informasi di tempat kepada tamu Anda tepat saat mereka berjalan melewati pintu.

Siapkan papan nama atau visual TV yang tetap berada di tempat yang sama dan berikan informasi yang relevan untuk acara tersebut (yaitu peta tempat atau waktu sesi breakout) yang dapat mereka rujuk kapan saja.

Ketika orang-orang datang, beri mereka “tas selamat datang” yang diisi dengan acara curian, jadwal cetak, dan detail penting lainnya (misalnya, lokasi makan siang) yang dapat mereka simpan.

2. Gunakan media sosial untuk membuat tamu tetap terhubung

Media sosial di acara-acara – tampak jelas, bukan? Untuk sebagian besar acara, orang pertama yang memeriksa pembaruan instan adalah saluran Twitter Anda. 

Selain menggunakan media sosial untuk mempromosikan acara Anda, Anda juga dapat menggunakan saluran media sosial Anda untuk mengirim pembaruan acara saat itu terjadi, dan menyertakan tagar acara yang mudah diikuti orang.

• •  

The post 7 Tips Berkomunikasi Saat Event anda Berlangsung appeared first on Momototoy Communication.

Source : https://ift.tt/2mk33rS