Apa itu Perencana Acara

Perencana acara (juga dikenal sebagai perencana pertemuan dan / atau konvensi) adalah seseorang yang mengoordinasikan semua aspek rapat dan acara profesional. Mereka sering memilih lokasi pertemuan, mengatur transportasi, dan mengoordinasikan detail lainnya.

Apa yang dilakukan Perencana Acara?

Perencana acara biasanya akan melakukan hal berikut:

• – Bertemu dengan klien untuk memahami tujuan pertemuan atau acara tersebut
• – Rencanakan ruang lingkup acara, termasuk waktu, lokasi, program, dan biaya
• – Mengajukan penawaran dari tempat dan penyedia layanan (misalnya, toko bunga atau fotografer )
• – Bekerja dengan klien untuk memilih tempat mengadakan acara dan siapa yang akan dikontrak untuk layanan
• – Memeriksa tempat-tempat untuk memastikan mereka memenuhi persyaratan klien
• – Mengkoordinasikan layanan acara seperti kamar, transportasi, dan layanan makanan
• – Berunding dengan staf di tempat untuk mengoordinasikan detail
• – Pantau kegiatan acara untuk memastikan klien dan peserta acara puas
• – Tinjau tagihan acara dan setujui pembayaran
• Apakah itu pernikahan , konferensi pendidikan, atau pertemuan bisnis, rapat dan acara konser. Perencana pertemuan, konvensi, dan acara bekerja untuk memastikan bahwa tujuan ini tercapai dengan mulus. Mereka mengoordinasikan setiap detail acara, dari awal hingga akhir. Sebelum rapat, misalnya, perencana akan bertemu dengan klien untuk memperkirakan kehadiran dan menentukan tujuan rapat. Selama pertemuan, mereka menangani logistik rapat seperti mendaftar tamu dan menyiapkan peralatan audio / visual untuk speaker. Setelah pertemuan, mereka mensurvei peserta untuk mencari tahu topik apa yang paling menarik bagi mereka.
• Perencana acara juga mencari tempat pertemuan potensial, seperti hotel dan pusat konvensi. Mereka mempertimbangkan penginapan dan layanan yang dapat disediakan fasilitas, betapa mudahnya bagi orang untuk sampai ke sana, dan atraksi yang ditawarkan daerah sekitarnya. Baru-baru ini, perencana juga mempertimbangkan apakah pertemuan online dapat mencapai tujuan yang sama dengan pertemuan tatap muka.

  Setelah lokasi dipilih, perencana mengatur ruang pertemuan dan layanan dukungan. Misalnya, mereka menegosiasikan kontrak dengan vendor untuk menyediakan makanan untuk para hadirin dan mengoordinasikan rencana dengan staf di tempat. Mereka mengatur pembicara, hiburan, dan kegiatan. Mereka juga mengawasi keuangan pertemuan dan konvensi. Pada hari acara, perencana dapat mendaftarkan peserta, mengoordinasikan transportasi, dan memastikan ruang pertemuan telah diatur dengan benar.
• Apakah Anda cocok untuk menjadi perencana acara?
• Perencana acara memiliki kepribadian yang berbeda . Mereka cenderung menjadi individu yang giat, yang berarti mereka berjiwa petualang, ambisius, tegas, ekstrovert, energik, antusias, percaya diri, dan optimis. Mereka dominan, persuasif, dan memotivasi. Beberapa dari mereka juga konvensional, artinya mereka teliti dan konservatif.
• Seperti apa tempat kerja Perencana Acara?
  Perencana acara menghabiskan sebagian besar waktu mereka di kantor. Selama pertemuan dan acara, mereka biasanya bekerja di hotel di hotel atau pusat konvensi. Mereka melakukan perjalanan secara teratur untuk menghadiri acara yang mereka selenggarakan dan untuk mengunjungi tempat-tempat pertemuan prospektif, kadang-kadang di lokasi eksotis di seluruh dunia. Perencana secara teratur berkolaborasi dengan klien, pekerja perhotelan, dan peserta rapat.
  Pekerjaan rapat, konvensi, dan perencana acara dapat berjalan dengan cepat dan banyak tuntutan. Perencana mengawasi banyak aspek acara pada saat yang sama, menghadapi banyak tenggat waktu, dan mengatur kegiatan beberapa kelompok orang yang berbeda.
  Sebagian besar rapat, konvensi, dan perencana acara bekerja penuh waktu. Selain itu, banyak yang diminta untuk bekerja lama, jam tidak teratur dalam waktu menjelang acara besar. Selama pertemuan atau konvensi, perencana dapat bekerja sangat lama, mulai pagi sampai larut malam. Terkadang, mereka harus bekerja di akhir pekan.