12 Cara Untuk Memangkas Biaya Event Anda

10 Cara Untuk Memangkas Biaya Event Anda

Kebanyakan perencana acara mengantisipasi kenaikan anggaran untuk tahun depan, tetapi tidak cukup untuk menutupi kenaikan harga yang diharapkan untuk ruang pertemuan, kamar hotel, makanan dan minuman, Transportasi, Meeting Professionals International dll. Sebuah survei Cvent baru - baru ini menemukan perencana acara Millenial lebih mungkin daripada rekan-rekan mereka yang berpengalaman untuk biaya venue sebagai alasan utama mereka untuk tidak menggunakan ruang. Berikut daftar strategi terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mengurangi anggaran acara Anda, gak perlu pusing-pusing.

 

1. Bersikap fleksibel

Karena bersikap fleksibel itu sangat penting bagi sebuah vendor. Disamping dana yang disajikan sangat minim oleh bos, seorang event organizer harus memutar otak mengatur apakah dana tersebut cukup atau tidak. Misalkan jika anda akan mengadakan acara pada suatu pertemuan kelas menegah. Aturlah sedemikian rupa dengan buged yang minim tadi anda bisa menyewa sumber daya yang dibutuhkan untuk acara tersebut dengan dana yang mini tadi. Tapi tidak mengurangi tampilan dan tetap terlihat bagus dipandang dan nyaman digunakan. Itu tergantung anda bagaimana anda menyortir vendor alat untuk event tersebut.

 2. Carilah Vendor Yang Menawarkan Paket

 Menurut pengalaman saya biasanya vendor yang menawarkan paket pasti menyajikan harga yang ekonomis. Mengapa? Karena dalam usaha vendor tersebut pasti memiliki target penjualan dalam kurun waktu tertentu. Carilah vendor yang memiliki penawaran menarik semisal promo, bonus atau mungkin yang lainnya sehingga anda tidak terlalu boros. Rajin rajinlah memilah mana vendor yang baik atau tidak sehingga anda tidak menyesal dibelakang nantinya. Misalkan, anda ingin mencari vendor sewa HT, carilah vendor yang benar benar berpengalaman dan mempunyai barang yang berkualitas serta murah seperti Momototoy Communication. Jadi anda tidak khawatir dengan masalah komunikasi anda.

3. Gunakan Alat Gratis

Di zaman sekarang ini, Anda tidak perlu membayar untuk iklan acara anda karena banyak sekali media sosial yang bertebaran diluar sana..

Menjelang acara, Anda dapat melakukan sebagian besar (jika tidak semua) promosi Anda melalui media sosial dan pemasaran email , tanpa meningkatkan anggaran Anda. Media sosial juga merupakan cara yang bagus untuk membuat peserta tetap terlibat selama acara dan mendapatkan umpan balik dari mereka di berbagai bagian, dan Anda tidak perlu membayar sepeser pun.

4. Carilah Relawan Sebanyak-banyaknya

Relawan adalah cara terbaik untuk menambah tenaga kerja ke acara Anda tanpa menambahkan biaya. Anda harus menginvestasikan waktu Anda untuk melatih sukarelawan dengan baik, dan mereka perlu memiliki akses cepat ke seseorang di tingkat manajemen untuk pertanyaan atau jika terjadi kesalahan. Ajak sukarelawan dengan fasilitas, seperti satu jam untuk berlatih sebelum para tamu tiba di festival, atau masuk gratis ke sesi konferensi jika mereka menjadi staf di meja pendaftaran.

Relawan lebih cocok untuk beberapa acara dari pada untuk yang lain. Jika Anda membutuhkan seseorang dengan keahlian khusus seperti bartending, seseorang untuk menjaga barang-barang berharga, atau seseorang untuk menjalankan teknologi atau mesin yang rumit, mempekerjakan seorang profesional adalah cara yang harus dilakukan.

5. Pikirkan Tentang Musimnya

Tahukan anda pada saat musim libur panjang sekolah banyak orang mengadakan acara pernikahan. Ini akan meningkatkan harga sea vendor vendor tertentu yang berhubungan dengan acara pernikahan tersebut. Nah, ini bisa menjadi pertimbangan anda mengapa anda harus memilih tanggal yang tepat saat akan mengadakan sebuah acara. Anda dapat memilih tanggal yang kurang populer untuk acara anda selama tidak bentrok dengan jadwal tamu anda.

6. Pilih Tempat Meeting/Pertemuan Yang Murah

Tidak ada yang salah dengan staycation. Jika masuk akal, pilih tempat yang dekat, yang akan menghemat biaya transportasi dan penginapan. Atau anda bisa melakukan melalui video virtual seperti skype atau sejenisnya di era yang modern ini.

7. Kurangi Biaya Caterring

Biasanya konsumsi akan menjadi biaya yang mungkin tidak terduga karena peserta akan melonjak jumlahnya atau masalah yang lainnya. Nah disini akan diuji kemampuan prediksi anda untuk mengira-ngira jumlah peserta yang akan datang. 

Cara terbaik adalah anda pangkas biaya konsumsi dengan meniadakan konsumsi dalam acara anda atau mungkin memberi snack kecil untuk tamu VIP saja. Buat peraturan bahwa semua hal yang ada di acara anda bersifat total misal untuk vendor yang membantu acara anda bahwa biaya yang anda keluarkan untuk vendor tersebut bersifat total termasuk konsumsi, transport dll.

8. Minta Bantuan

Sponsor dapat sangat membantu dalam membiayai acara, terutama yang berskala besar. Jangan takut menjangkau bisnis – bisnis lokal lebih cenderung merasa memiliki kepentingan dalam acara Anda – dan tanyakan apa yang dapat mereka lakukan.

Sebagai gantinya, tawarkan untuk memberi mereka visibilitas (melalui spanduk, logo pada materi, atau pengakuan tertulis atau lisan) atau merekayasa acara tersebut jika sponsornya substansial.

Kontribusi tidak harus dalam bentuk cek. Seorang sponsor di industri peralatan kantor dapat memberi Anda buku catatan itu untuk diberikan kepada para tamu, atau seorang katering dapat menyumbangkan layanan dengan imbalan kesempatan untuk memberikan kartu nama kepada pengunjung.

9. Bernegosiasi

Saya tidak pernah takut untuk tawar-menawar, dan Anda juga seharusnya tidak. Dalam hampir semua situasi ketika Anda meminta harga yang lebih rendah, hal terburuk yang dapat terjadi adalah seseorang mengatakan tidak, dan kemudian Anda berada di tempat yang tidak berbeda daripada jika Anda tidak meminta. Skenario kasus terbaik menghemat uang Anda, jadi dari perspektif risiko vs imbalan, masuk akal untuk bernegosiasi.

Lakukan bagian Anda untuk berkeliling dan melihat berapa harga di sektor yang Anda kerjakan, dan jangan menghina vendor dengan meminta harga yang jauh di luar nilai pasar. Jujurlah dengan anggaran Anda, dan dimuka jika Anda memiliki vendor lain yang bersedia melakukan pekerjaan yang sama dengan biaya lebih sedikit. Seseorang yang Anda sukai lebih mungkin cocok dengan tarif pesaing mereka.

10. Pantau Pengeluaran

Pantau pengeluaran Anda, karena banyak item dapat muncul yang tidak Anda perhitungkan. Pastikan kontrak sesuai dengan diskusi awal Anda dan proposal dari vendor. Periksa apakah tagihan akhir mengikuti kontrak.

Jika Anda melihat sesuatu yang miring, ucapkan sesuatu. Jangan membuat tuduhan, tetapi cari tahu alasan perbedaan itu. Jangan biarkan tagihan ditambahkan tanpa penjelasan, dan jangan bayar untuk sesuatu yang tidak Anda setujui.

Kesimpulan 

itu adalah beberapa tips yang mungkin  sedikit bisa memangkas biaya event anda. Dan pastinya ada banyak cara lainnya yang bertebaran diluar sana. Tentukan anda yang lebih tahu sebagai seorang event organizer. Jika anda membutuhkan vendor sewa HT yang murah meriah dan yang pastinya profesional Momototoy Communication adalah solusinya. Kami juga menyewakan clearcom, eartec, TOA dan Repeater HT. Klik tombol WA untuk info lebih lanjut. 

 

The post 12 Cara Untuk Memangkas Biaya Event Anda appeared first on Momototoy Communication.

Source : https://ift.tt/2nkXEkV

Read More

12 Solusi Perangkat Lunak Manajemen Vendor

12 Solusi Perangkat Lunak Manajemen Vendor

Alat manajemen vendor harus menawarkan serangkaian fitur unik yang membantu Anda meningkatkan cara unik Anda berkomunikasi dengan vendor. Demikian pula, tujuan akhir membuat proses ini lebih produktif daripada apa pun yang Anda lakukan sekarang . Jadi apa saja set fitur unik ini? Di bawah ini, Anda akan menemukan panduan komprehensif untuk memilih perangkat lunak manajemen vendor yang tepat untuk Anda.

 

1. Apa itu Perangkat Lunak Sistem Manajemen Vendor?

2. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen vendor untuk bisnis kecil

3. Top 12 perangkat lunak manajemen vendor

4. Top 3 perangkat lunak manajemen vendor – berdasarkan fungsionalitas

Apa itu Perangkat Lunak Sistem Manajemen Vendor?

Sederhananya, solusi manajemen vendor adalah jenis perangkat lunak (atau layanan) yang berfungsi sebagai komunikasi, proyek, dan sistem manajemen penggajian untuk perusahaan yang mempekerjakan kontraktor dan freelancer.

Perangkat lunak manajemen vendor melayani tiga fungsi utama: 

• 1. Vendor Engagement – Saluran komunikasi yang efektif dan dapat diakses yang memungkinkan interaksi yang cepat dan mudah antara manajer dan kontraktor tempat mereka bekerja.
• 2. Manajemen Proyek – Alat yang mudah digunakan untuk penugasan tugas, pelacakan proses, koordinasi kerja dan fungsi lain dari manajemen proyek tangkas dan platform kolaborasi.
• 3. Manajemen Penggajian – Proses sederhana dan efisien untuk mengatur pembayaran, kontrak, dan biaya vendor dan kontraktor.

• Mengapa saya memerlukan perangkat lunak manajemen vendor? (Dan mengapa sekarang?)

• Pertama, klarifikasi yang diperlukan. Ada berbagai jenis vendor perangkat lunak manajemen vendor yang berfokus pada melayani kebutuhan pelanggan yang berbeda. Untuk tujuan posting ini, kami akan fokus pada vendor dalam industri layanan lapangan .
• Alasan kami fokus pada layanan lapangan adalah karena banyak pengguna Connecteam berasal dari industri layanan lapangan dan kami ingin memberikan konten yang relevan. Kedua, pekerja jarak jauh dan pekerja bergerak sulit untuk dikelola. Bahkan ketika mereka berkomitmen karyawan penuh waktu. Jadi mengelola tenaga kerja yang bersifat kontingen dan jauh, sangat menantang, atau mungkin tiga kali lipat.
• Ketika Anda memilih untuk menggunakan perangkat lunak manajemen vendor, Anda memperoleh manfaat penting: memangkas biaya.
• Perekonomian dan proses kerja kami bergerak cepat ke arah umum lapangan kerja berbasis seluler. Beberapa orang suka menyebutnya “ekonomi Uber” dan dipersonifikasikan oleh “milenium”.
• Sumber tenaga kerja, bakat, dan keterampilan khusus yang terus tumbuh ini terbukti merupakan sumber daya yang sangat kuat. Namun, ini juga merupakan tantangan kepemimpinan. Vendor Anda berbeda dari karyawan penuh waktu Anda. Mereka berbeda dari pemasok material atau produk Anda, dan mereka tidak seperti penyedia layanan B2B. Mereka adalah kombinasi unik dari ketiganya, dan karenanya, menuntut pendekatan dan perangkat yang berbeda.
• Salah satu contoh terbaik dari industri yang menuntut manajemen vendor yang efektif berfungsi adalah konstruksi. Mayoritas tenaga kerja yang terlibat dalam proyek konstruksi adalah kontraktor independen, tidak terbiasa dengan perusahaan pemberi kerja dan kebijakannya . Selain itu, tingkat kompetensinya bervariasi, dan biasanya sulit diprediksi.

• Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen vendor yang tepat untuk bisnis kecil

• Ada puluhan solusi manajemen vendor untuk dipilih. Bahkan jika Anda mencoba dan mempersempitnya menjadi yang cocok untuk usaha kecil . Jadi sebelum Anda dapat memilih perangkat lunak manajemen vendor, pikirkan ini. Pertama, Anda perlu mendefinisikan apa yang dibutuhkan oleh sistem ini. Kemudian, pikirkan fungsi apa yang dapat dilakukan untuk membuat bisnis Anda berjalan lebih lancar dan menghemat biaya.
• Setelah Anda mengelola vendor secara strategis, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi area untuk konsolidasi, kesenjangan kepatuhan, dan manajemen kinerja. Ketika Anda mengetahui semua itu, Anda dapat menjamin bahwa Anda mendapatkan nilai maksimal dari vendor Anda. Anda harus dapat mengurangi risiko dan membuat keputusan yang lebih baik dan cerdas. Itu semua dimulai dengan perangkat lunak manajemen vendor yang tepat.
• Jelas, setiap bisnis memiliki persyaratannya sendiri, dan tidak ada yang tahu bisnis Anda seperti Anda. Namun, ada lebih dari beberapa tuntutan yang berlaku untuk setiap bisnis:

• Kemudahan penggunaan

• Memiliki alat hebat yang tidak ada yang menggunakan hampir terburuk daripada tidak memiliki alat sama sekali. Saat memilih solusi untuk mengelola kontraktor Anda, pastikan itu adalah satu manajer dan pemimpin tim yang akan bekerja sama. Anda tidak ingin menghabiskan terlalu banyak waktu dan uang untuk membuat manajer Anda menggunakan sistem yang seharusnya membantu menghemat waktu dan uang. Jika terlalu rumit dan tidak ada yang menggunakan sistem, Anda hanya membuang-buang waktu semua orang. Dan itulah hal terakhir yang Anda inginkan terjadi,

• Kemudahan penyebaran

• Membeli peralatan tambahan, melatih pekerja kontingen Anda bagaimana menggunakan sistem dan langkah-langkah lain yang terlibat dalam penyebaran alat perangkat lunak bisnis apa pun, pada akhirnya dapat membebani arus kerja dan anggaran Anda. Pastikan alat yang Anda pilih hemat biaya ketika Anda mempertimbangkan SEMUA variabel. Di antara mereka adalah kecepatan penyebaran, terutama jika Anda memiliki bisnis yang berkembang pesat yang membutuhkan perangkat lunak manajemen vendor kemarin.

• Kompatibilitas & integrasi

• Solusi Manajemen Vendor Anda tidak berfungsi dalam ruang hampa. Perlu diintegrasikan dengan sistem lain dalam bisnis Anda. Pertimbangkan sistem apa yang dibutuhkan perangkat lunak manajemen vendor Anda untuk berinteraksi, dan rencanakan proses ini dengan baik sebelum memilih solusi yang tepat untuk organisasi Anda.

• Karakteristik vendor

• Sangat penting untuk memilih sistem yang akan membuat Anda nyaman menggunakannya, dan manajer kerja Anda menyukainya. Tetapi jika kontraktor dan pekerja lepas Anda tidak diperlengkapi untuk menggunakannya – Anda akan memiliki masalah. Pikirkan tentang kebiasaan, perilaku, dan keunikan vendor Anda, baik sebagai individu maupun sebagai kelompok.

• Penggajian & pencatatan jam kerja

• Jika Anda sudah memiliki sistem penggajian yang ada, Anda mungkin ingin perangkat lunak manajemen vendor Anda mengintegrasikan dengan itu, untuk menjaga semuanya di satu tempat. Anda mungkin juga ingin menggunakan jam waktu bawaan untuk melacak jam yang dapat ditagih kontraktor Anda, sehingga Anda tidak pernah terkejut pada akhir minggu atau bulan. Jika ini adalah fitur yang Anda butuhkan, cari ketika memilih VMS.

• Kepatuhan & peraturan

• Beberapa industri memerlukan proses khusus untuk mematuhi undang-undang dan peraturan setempat. Bank, proyek konstruksi, dan bidang medis hanyalah beberapa dari banyak yang menuntut perangkat lunak manajemen vendor dengan dukungan untuk fungsi tertentu, alur kerja, dan prosedur pelatihan. Pastikan layanan pilihan perangkat lunak manajemen vendor Anda menjawab tuntutan ini.

• Kualifikasi, pelatihan & orientasi

• Bagaimana solusi perangkat lunak manajemen vendor Anda bekerja dengan proses perekrutan, pelatihan, dan orientasi Anda yang sudah mapan untuk vendor? Bagaimana ini akan membuat mereka lebih efektif (dan hemat biaya) untuk dieksekusi? Jika Anda ingin menggunakan perangkat lunak manajemen vendor Anda untuk merekrut vendor, latih dan onboard mereka dengan benar sebelum memberi mereka tugas, pertimbangkan fitur-fitur ini untuk dimasukkan dalam daftar persyaratan Anda.

• Manajemen proyek

• Jika bisnis Anda kebetulan adalah kebun apel, di mana tugas kontraktor Anda sangat mirip (pilih apel, masukkan ke dalam kotak), Anda mungkin tidak memerlukan fitur manajemen proyek dalam perangkat lunak manajemen vendor Anda. Namun, jika vendor Anda dapat ditugaskan ke tugas yang berbeda sesuai dengan keterampilan dan kemampuan mereka, Anda harus menggunakan perangkat lunak manajemen vendor yang memungkinkan Anda mengelola alur kerja, lebih disukai dengan templat yang sudah dibuat sebelumnya untuk memungkinkan penyesuaian dan penerapan yang cepat.

• Komunikasi, kolaborasi & keterlibatan

• Anda ingin vendor Anda menghabiskan waktu melakukan apa yang Anda bayar untuk mereka, dan tidak mencoba untuk memahami tugas atau membuang-buang waktu kerja mereka melakukan sesuatu yang tidak cukup apa yang manajer mereka maksudkan ketika mereka menugaskan suatu tugas kepada kontraktor. Agar semuanya jelas, memungkinkan kolaborasi dan interaksi yang efektif antara vendor dan pemimpin tim mereka. Anda mungkin juga ingin membuat vendor Anda terlibat dengan budaya dan kegiatan perusahaan, menawarkan sumber daya pengembangan profesional dan banyak lagi. Jika demikian, penting bagi Anda untuk fokus pada fitur komunikasi perangkat lunak manajemen vendor Anda, daripada hanya kemampuan administratif. Ketika Anda telah memperlancar komunikasi, semua orang menang.

• Keamanan & keandalan

• Ketenangan pikiran adalah salah satu kriteria yang paling diabaikan ketika memilih solusi perangkat lunak apa pun. Itu memalukan. Banyak manajer yang akan memiliki rambut alami lebih tebal jika ini menjadi pertimbangan. Bayangkan berapa banyak rambut Anda yang akan hilang jika catatan vendor Anda lenyap, diretas atau diubah oleh pengguna sistem yang tidak sah? Jangan mengabaikan skenario mimpi buruk ini, dan pilih perangkat lunak manajemen vendor untuk menjaga garis rambut Anda di tempat semula (sebanyak mungkin) dengan solusi yang menawarkan stabilitas dan keamanan.
• Berikut ini adalah perangkat lunak manajemen vendor terbaik yang pernah ada

• 1. Tipalti

• Solusi otomatisasi pembayaran global yang memenangkan penghargaan ini adalah sistem penggajian dan pemasok Anda dari ujung ke ujung, dan banyak lagi. Ini dapat membantu Anda mengatur sisi administrasi pembayaran karyawan, vendor, dan pemasok, mulai dari orientasi hingga kepatuhan pajak, semuanya dalam solusi berbasis cloud online.

• 2. Connecteam

•  Solusi mobile-first untuk mengelola dan melibatkan vendor dan pekerja tidak tetap Anda. Solusi Connecteam meliputi dasbor manajer komprehensif, templat dan alur kerja yang dibuat sebelumnya, jam waktu bawaan dengan kemampuan penandaan geografis dan integrasi luas dengan sistem manajemen penggajian.

• 3. Lystable

• Alat online ini dibuat untuk mengelola proyek dengan tim freelancer, mengeluarkan pembayaran, mengelola faktur, dan melacak kinerja dan kualifikasi vendor. Ini dapat diakses online, dan memungkinkan vendor untuk mengelola dan memperbarui profil mereka.

• 4. Sistem Pengadaan eBid

• ProcureWare adalah perangkat lunak manajemen pemasok, pengadaan, penawaran, dan kontrak-as-a-service manajemen kontrak. Fitur manajemen pemasok mendukung pembuatan proses pendaftaran mandiri pemasok yang disesuaikan, memungkinkan akses terpusat ke database pemasok yang dapat dicari dan terbaru.

• 5. Beakon

• Beakon untuk usaha kecil adalah sistem modular untuk mengelola keselamatan, risiko, kepatuhan, dan aspek lain dari pekerjaan kontraktor. Juga, ini termasuk modul untuk audit, pelatihan vendor dan bahkan manajemen pengunjung.

• 6. Beeline

• Dikembangkan secara khusus untuk memenuhi kebutuhan organisasi yang menggunakan tenaga kerja kontingen yang besar, perangkat lunak manajemen vendor Beeline menawarkan otomatisasi pengadaan layanan, staf kontingen, pelacakan sumber daya, dan sourcing mandiri. 

• 7. Profile Gorilla

• Jika Anda kesulitan mengelola semua dokumen, kontrak, profil, dan catatan vendor Anda, Profile Gorilla mencari cara untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Solusi SaaS ini mencakup manajemen profil vendor yang komprehensif dan alat kolaborasi online yang cocok untuk bisnis dengan ukuran paling besar.

• 8. Connecting-Expertise

• Solusi berbasis cloud ini berupaya mengotomatiskan sebanyak mungkin langkah proses perekrutan: mulai dari perekrutan dan manajemen kontrak hingga pelacakan dan pembuatan faktur. Di antara beragam modul untuk dipilih sesuai dengan bisnis Anda, perangkat lunak manajemen vendor Connecting-Expertise menawarkan CE Marketplace, untuk memberi Anda akses ke jaringan luas pemasok niche, yang terhubung ke sistem benchmarking vendor Anda saat ini.

• 9. Conrep

   Conrep adalah solusi komprehensif yang melampaui manajemen vendor dengan alur kerja, pelacakan, dan pengendalian menggunakan sistem perangkat lunak tunggal. Ini menawarkan dasbor berbasis peran, pembuatan alur kerja yang disesuaikan, integrasi formulir Web ke dalam CRM dan kemampuan pelaporan yang luas.

• 10. Ivalua Supplier Management

• Solusi SaaS yang tangguh ini menawarkan 22 modul untuk berbagai proses bisnis: pengadaan-untuk-membayar; e-sourcing, analisis pengeluaran, dan manajemen pemasok. Platform manajemen pemasoknya mencakup fitur-fitur untuk manajemen data vendor, alur kerja validasi dokumen, evaluasi risiko, dan lainnya.

• 11. Jaggaer

• Jaggaer, sebelumnya BravoSolution, memposisikan dirinya sebagai solusi pengadaan strategis, mengintegrasikan nilai masa pakai pemasok di seluruh proses pengadaan. Menawarkan manajemen seumur hidup kontrak, pengadaan, penagihan, analisis pengeluaran dan fitur lainnya. BravoSolution menawarkan kombinasi industri khusus dari modul yang ditawarkan, atau Anda dapat memilih sendiri sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

• 12. Vendor Insight

• Vendor Insight menawarkan platform yang sangat komprehensif dan dapat disesuaikan yang mencakup alat produktivitas, kebijakan dan alat manajemen kepatuhan , serta solusi kontrol dan pemantauan. Selain itu, solusi ini dirancang khusus untuk lembaga keuangan, bank dan serikat kredit. Dengan demikian, ini mencakup fitur dan alur kerja yang unik untuk industri itu, termasuk proses kepatuhan dan uji tuntas dalam kualifikasi vendor.
• Kami menydiakan jasa sewa HT Jakarta untuk anda seorang EO yang berlokasi di Jabodetabek. Klik tombol WA untuk info lebih lanjut.i

The post 12 Solusi Perangkat Lunak Manajemen Vendor appeared first on Momototoy Communication.

Source : https://ift.tt/2n2vB9U

Read More

Tips Sukses Menyiapkan Venue

Tips Sukses Menyiapkan Venue

Memilih tempat hanyalah satu aspek dari bagian event organizer. Mengatur dan menyiapkan tempat untuk mengakomodasi semua hal yang dibutuhkan dalam acara adalah bagian terpenting! Kemungkinan besar, Anda hanya akan memiliki sedikit waktu untuk mengatur semuanya, dan acara harus dimulai tepat waktu. Namun, Anda pasti dapat membuat proses pengaturan acara berjalan lancar saat Anda mempersiapkannya terlebih dahulu.

 

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda mempersiapkan Venue

• 1. Tunjuk Direktur Acara
  
• Secara umum, direktur acara adalah seseorang yang datang sebelum semua orang lain di staf dan siap untuk mengoordinasikan setiap detail untuk mengatur tempat dengan tepat. Dari mempertahankan kunci ke venue (jika perlu) hingga mendelegasikan tugas di antara anggota staf lainnya, ia memiliki tanggung jawab penting untuk memastikan acara berjalan dengan lancar.
• Direktur acara juga harus mengatur agar signage acara ditempatkan dan / atau diperbarui sedini mungkin. Ini membantu semua vendor dengan mudah menemukan lokasi venue juga, yang membantu mencegah perebutan menit-menit terakhir selama proses pengaturan.
• 2. Pastikan Anda memiliki “tenaga kerja” yang cukup untuk membantu pengaturan
  
• Terutama ketika waktu sangat penting dan mepet, pastikan sumberdaya manusai anda cukup memadai. Ini pasti akan membantu membuat pengaturan terjadi secara efisien dan cepat.
•  3. Uji semua peralatan sebelum acara dimulai
• Memastikan semua outlet listrik, audio-visual, dan peralatan lainnya berfungsi dengan baik sebelumnya membantu mencegah rasa malu selama acara. Jika peserta acara Anda memerlukan koneksi internet, pastikan mereka dapat mengakses Wi-Fi atau dapat dengan mudah terhubung.
•  4. Berikan pengaturan parkir yang tepat untuk vendor Anda, serta tamu Anda
• Parkir kadang-kadang diabaikan atau dianggap remeh selama proses pendirian tempat. Idealnya, Anda telah memilih tempat yang sudah menyediakan layanan parkir yang baik untuk peserta Anda. Untuk jaga-jaga, periksa dan pastikan parkir cukup dan nyaman untuk tamu dan vendor Anda.
•  

Tugas untuk menyiapkan tempat 

Meskipun setiap acara memiliki persyaratan dan tema spesifiknya sendiri, berikut adalah beberapa contoh tugas yang lebih umum untuk pengaturan venue. Perhatikan bahwa beberapa tugas untuk venue indoor dan outdoor tumpang tindih.

 
Tempat dalam ruangan

• -Mendirikan signage sponsor
• -Mendirikan bendera, spanduk dan bunting
• -Memperbaiki tanda-tanda arah
• -Menyiapkan podium, mikrofon, amplifier, dan speaker untuk alamat publik
• -Penempatan kartu nama dan bahan check-in
• -Mengatur meja dan kursi (juga centerpieces, linen, piring, sendok garpu, dan kacamata)
• -Pengecatan, pemasangan dan / atau peralatan kebersihan, perabotan, dan bangunan
• -Memeriksa keamanan jendela dan pintu
• -Mengerjakan kontrol pencahayaan dan pendingin udara
• -Posisi perlengkapan P3K 

 

 Tempat terbuka 

• -Memotong rumput
• -Mendirikan tenda dan tenda
• -Mendirikan signage sponsor
• -Memperbaiki tanda-tanda arah
• -Menyiapkan mikrofon, amplifier, dan speaker untuk alamat publik
• -Penempatan kartu nama dan bahan check-in
• -Mengatur meja dan kursi (juga centerpieces, linen, piring, sendok garpu, dan kacamata)
• -Memeriksa permukaan luar dari bahaya
• -Mendirikan bendera, spanduk dan bunting
• -Mendirikan toilet portabel
• -Posisi perlengkapan P3K

Jika anda membutuhkan vendor sewa Handy talky, clearcom, eartec dan toa kami Momototoy Communication siap mensupport anda. Klik tombol WA pada website kami ini untuk info lebih lanjut. 

The post Tips Sukses Menyiapkan Venue appeared first on Momototoy Communication.

Source : https://ift.tt/2mb7e9v

Read More

Cara Merencanakan Pernikahan Langkah demi Langkah

Apa itu Perencana Acara?

Pernikahan Anda mungkin akan menjadi pesta terbesar yang pernah Anda lakukan — dan mencari tahu bagaimana merencanakan pernikahan langkah demi langkah dapat terasa sangat menakutkan pada awalnya. Apakah Anda memiliki waktu lebih dari satu tahun atau hanya beberapa bulan untuk merencanakan hari besar Anda , fokuskan pada satu tugas pada satu waktu sehingga Anda tidak kewalahan. Jika Anda berada dalam masa sulit, silakan dan mendelegasikan sebagian dari tanggung jawab ini kepada anggota keluarga dan teman-teman — mereka mungkin akan dengan senang hati membantu Anda saat Anda menavigasi proses ini. Jika Anda menemukan daftar perencanaan pernikahan agak berlebihan, berikut adalah daftar langkah-langkah dasar yang harus Anda selesaikan untuk memastikan hari besar Anda sukses. Tentu saja, ada lebih banyak tugas yang mungkin ingin Anda selesaikan, tetapi kami hanya berbicara tentang yang harus dilakukan di sini. Siap masuk ke mode perencanaan?

Inilah cara merencanakan pernikahan langkah demi langkah.

1. Tetapkan Anggaran 
Ketika datang untuk mencari tahu bagaimana merencanakan pernikahan - Anda harus memutuskan berapa banyak yang dapat Anda habiskan untuk pernikahan Anda. Ini mungkin bukan bagian yang paling menyenangkan dari proses ini, tetapi ini adalah tugas yang benar-benar harus diselesaikan terlebih dahulu. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah jatuh cinta dengan tempat, penjual, pakaian, dll. Dan menyadari itu sepenuhnya di luar jangkauan. Jadi, duduklah bersama orang tua Anda atau kontributor potensial lainnya untuk menghasilkan anggaran total, dan kemudian membaginya dengan vendor atau layanan yang sesuai . 

2. Dapatkan Inspirasi 
Salah satu bagian paling menyenangkan dalam merencanakan pernikahan secara bertahap adalah mengumpulkan inspirasi. Pikirkan bagaimana Anda ingin pernikahan Anda terlihat dan terasa . Apakah Anda menginginkan getaran super klasik dan formal? Atau mungkin acara yang lebih santai dan sederhana? Pilihan ada di tangan Anda, tetapi adalah ide yang baik untuk mulai meneliti Pinterest, Instagram, dan situs web pernikahan untuk mulai mempertimbangkan skema warna , ide dekorasi, dan banyak lagi. Kami menyarankan memulai proses ini sejak awal, tetapi menendang ke atas setelah Anda memilih tempat Anda dan menetapkan tanggal. 

3. Mulai Daftar Tamu Anda dan Pilih Pesta Pernikahan Anda 
Meskipun Anda tidak perlu memiliki daftar tamu akhir sampai beberapa saat kemudian, ketika memikirkan bagaimana merencanakan pernikahan secara bertahap, membuat perkiraan jumlah tamu sejak dini adalah penting. Ada perbedaan besar antara pernikahan 50-orang dan pernikahan 300-orang , terutama ketika datang ke pilihan tempat Anda. Jadi sebelum Anda mulai menjelajahi tempat pernikahan, dapatkan gagasan tentang berapa banyak tamu yang akan menjadi tuan rumah. Anda juga ingin menggunakan waktu ini untuk memilih orang-orang yang akan berdiri di samping Anda di hari besar Anda — pesta pernikahan Anda. Jadi lanjutkan dan pilih pengiring pengantin, pengiring pria, pengiring pengantin atau pengiring pengantin Anda dan minta mereka untuk mengambil peran penting ini.

 

4. Persempit Tanggal

Anda tidak akan secara resmi “menetapkan tanggal” sampai Anda memesan venue . Tapi, kami sarankan memilih beberapa tanggal pernikahan potensial sebelum Anda mulai melihat tempat. Pertama, pikirkan tentang musim di mana Anda ingin menikah — dan jika pernikahan Sabtu malam adalah suatu keharusan (nyaman, tetapi berpotensi lebih mahal dan kompetitif) atau jika Anda terbuka untuk pernikahan dengan cara yang berbeda (mungkin kurang dalam -demand) day. Kemudian, lihat kalender , memperhitungkan jadwal kerja, liburan, konflik keluarga, dll, dan mempersempit beberapa tanggal pilihan. Memiliki beberapa tanggal pernikahan potensial dalam pikiran akan sangat membantu selama proses pemilihan tempat.

 5. Pilih Tempat

Sekarang setelah Anda memiliki anggaran, perkiraan jumlah tamu, dan beberapa tanggal pernikahan potensial dalam pikiran, Anda memiliki semua informasi yang Anda butuhkan untuk memesan tempat pernikahan — salah satu bagian terpenting dari kami bagaimana merencanakan panduan pernikahan. Baca ulasan online tempat pernikahan di dekat Anda , kunjungi langsung, dan bekerjalah bersama pasangan Anda untuk menemukan lokasi pernikahan impian Anda. Setelah Anda benar-benar membaca kontrak tempat Anda dan menandatangani di garis putus-putus, Anda telah secara resmi menetapkan tanggal untuk pernikahan Anda — dan kesenangan sesungguhnya dimulai!

 Catatan: Beberapa pasangan menyewa perencana pernikahan sebelum memilih tempat, yang lain menunggu sampai sesudahnya — itu semua tergantung pada jenis bantuan yang Anda butuhkan.

 6. Mulai Registry Anda

Segera setelah Anda mengumumkan pertunangan Anda, orang yang Anda cintai akan bertanya: “Di mana Anda terdaftar?” Ketika berpikir tentang bagaimana merencanakan pernikahan Anda langkah demi langkah, adalah ide yang baik untuk membuat pendaftaran pernikahan Anda yang relatif awal dalam proses. Anggota keluarga dan teman-teman Anda mungkin ingin membeli hadiah pertunangan — Anda selalu dapat membuat perubahan dan penambahan ke registri Anda nanti.

 7. Buat Situs Web Pernikahan (dan Hashtag Pernikahan!)

Menyiapkan situs web pernikahan adalah cara termudah untuk menjaga agar tamu Anda tetap terhubung, dan salah satu langkah terpenting untuk merencanakan pernikahan. Pastikan untuk memasukkan semua informasi penting tentang hari besar Anda di situs web Anda — tanggal, lokasi, informasi perjalanan, detail blok kamar , dan banyak lagi. Sekarang juga saatnya untuk membuat tagar pernikahan Anda untuk digunakan di media sosial menjelang hari pernikahan Anda.

 8. Penjual Buku

Pasangan rata-rata mempekerjakan 13 vendor untuk membantu menciptakan hari pernikahan impian mereka. Itu mungkin tampak seperti banyak, tetapi penting untuk mempekerjakan orang yang tepat untuk memastikan hari besar Anda berjalan dengan lancar. Kami sarankan mengikuti jadwal pemesanan vendor ini untuk mencari tahu kapan harus memesan masing-masing pro, dan membaca ulasan online untuk membantu memilih yang terbaik dari yang terbaik.

9. Finalisasi Daftar Tamu

Jika Anda belum melakukannya, sekarang saatnya untuk membuat daftar tamu pernikahan akhir Anda . Ingatlah bahwa jika orang tua Anda berkontribusi secara finansial pada hari besar Anda, mereka akan mendapat suara dari siapa yang diundang. Pastikan untuk selalu mengingat kapasitas venue Anda, dan jangan mengundang lebih banyak orang daripada yang bisa ditangani ruang. Meskipun Anda mungkin akan menerima penyesalan dari beberapa tamu, Anda tidak ingin mengambil risiko.

10. Kirim Simpan-the-Tanggal

Sudah waktunya bagi tamu Anda untuk menandai kalender mereka! Simpan-tanggal harus dikirim sejauh mungkin di muka untuk memastikan bahwa orang yang Anda cintai dapat merencanakannya.

11. Membeli Pakaian

Beri diri Anda banyak waktu untuk menemukan pakaian yang sempurna untuk hari pernikahan Anda. Khususnya mengenai gaun pengantin, mungkin butuh berbulan-bulan sejak Anda membeli pakaian Anda sampai gaun itu dirancang dengan benar dan siap digunakan, jadi jangan tunggu sampai menit terakhir .

12. Cari tahu Rincian Makan Malam Latihan

Makan malam latihan , yang biasanya berlangsung malam sebelum pernikahan, membutuhkan perencanaan juga. Secara tradisional, keluarga mempelai pria merencanakan makan malam latihan, tetapi penting untuk mengetahui siapa yang merencanakan (dan membayar) untuk acara ini jauh hari sebelumnya — dan pastikan sebuah tempat sudah dipesan dan detail-detailnya diselesaikan dengan tepat waktu, sekitar enam bulan sebelum hari besar.

13. Rencanakan Bulan Madu

Anda mungkin berpikir banyak tentang bagaimana merencanakan pernikahan Anda selangkah demi selangkah, tetapi jangan lupa tentang bulan madu! Jika Anda berencana untuk berbulan madu di bulan madu sesaat setelah pernikahan Anda, inilah saatnya untuk memilih lokasi , pesan perjalanan dan akomodasi Anda, dan mulailah merencanakan rencana perjalanan.

14. Hadiri Acara Pra-Pernikahan tersebut

Pesta pertunangan , pesta shower, pesta bach, dan lainnya — jadwal Anda kemungkinan akan penuh sesak dengan acara pra-pernikahan. Sementara pasangan yang akan segera menikah biasanya memiliki sedikit peran dalam perencanaan perayaan ini, Anda harus menghapus kalender Anda untuk hadir sebagai tamu kehormatan.

15. Kirim Undangan

Undangan pernikahan biasanya dikirim enam hingga delapan minggu sebelum hari besar — dan batas waktu RSVP biasanya sekitar dua atau tiga minggu sebelumnya. Mengirim undangan Anda tepat waktu adalah salah satu langkah paling penting untuk merencanakan pernikahan.

16. Beli Band Pernikahan

Simbol penting pernikahan, pastikan untuk menelusuri dan membeli cincin kawin Anda beberapa bulan sebelum pernikahan Anda. Cincin kawin Anda akan terasa nyaman (Anda akan memakainya sepanjang waktu!) Dan sesuai dengan gaya pribadi Anda.

17. Buat Bagan Tempat Duduk

Bekerjalah dengan venue dan perencana Anda untuk menentukan berapa meja yang bisa ditampung oleh ruang pernikahan Anda. Kemudian, gunakan alat online untuk mencari tahu siapa yang duduk di mana — mengingat hubungan dan dinamika keluarga. Setelah Anda menyelesaikan bagan tempat duduk Anda (biasanya seminggu atau lebih sebelum pernikahan Anda), pastikan untuk mengirim ke katering, tempat, dan alat tulis Anda sehingga kartu pendamping dapat dibuat.

18. Dapatkan Lisensi Pernikahan

Jika Anda berpikir tentang cara merencanakan pernikahan selangkah demi selangkah, ingatlah salah satu tugas terpenting — mendapatkan surat nikah agar Anda dan pasangan benar-benar dapat menikah secara resmi! Setiap negara bagian memiliki undang-undang lisensi pernikahan yang berbeda, jadi pastikan untuk belajar terlebih dahulu . Pastikan bahwa Anda mendapatkan surat nikah pada waktu yang tepat — sebelumnya jika ada masa tunggu di negara Anda, tetapi jangan terlalu jauh di muka jika lisensi berakhir setelah waktu tertentu.

19. Konfirmasikan Detail Pernikahan Anda dengan Vendor

Kemungkinan besar, Anda telah melakukan kontak dekat dengan semua vendor pernikahan Anda pada hari-hari dan minggu-minggu menjelang hari besar Anda. Pastikan Anda telah mengikat semua jalan keluar dan semua vendor Anda memiliki semua informasi yang mereka butuhkan (dan telah dibayar dengan benar!). Perencana pernikahan sangat membantu dalam hal ini, dan akan membantu Anda memastikan vendor Anda tahu di mana dan kapan harus hadir.

20. Menikah!

Hari besar akhirnya ada di sini! Anda, pasangan, keluarga, dan vendor Anda telah bekerja keras untuk mengikuti semua langkah dalam merencanakan pernikahan — jadi nikmati setiap menit  dari hari istimewa Anda!.

The post Cara Merencanakan Pernikahan Langkah demi Langkah appeared first on Momototoy Communication.

Source : https://ift.tt/2mnalLT

Read More