Merencanakan Event Yang Sempurna

Previous

Next

Jadi,dari mana kita harus memulainya?

Kita mulai dari mendapatkan informasi sebanyak mungkin dari  klien.

Informasi tentang jenis event yang mereka inginkan contohnya.Untuk melakukan ini secara efektif,pastinya harus membangun hubungan dengan klien. anda harus tau apa yang dia ingin sampaikan dan apa yang ada dalam pikirannya. Selama proses ini,anda perlu mengumpulkan informasi berikut:

• Tujuan event

    Seperti informasi, penggalangan dana, sosial, event khusus dll.

• Nama dan tema event.

    Terkadang klien sudah memikirkan nama untuk event yang diadakan, di lain waktu, mereka mungkin ingin anda yang memilihnya.Tantangannya adalah memastikan bahwa nama yang  terpilih menarik dan berkaitan dengan tujuan event.

• Tanggal dan waktu event

    Ada beberapa tanggal yang harus dihindari, dan event planner yang baik harus memberi tahu klien tentang tanggal-tanggal ini, misalmya. diketahui bahwa bulan Juli dan Agustus bukan bulan yang baik untuk event perusahaan.

• Fitur utama event

    Misalnya, apakah akan ada guest  yang populer atau Guest Speaker? Mungkin ada beberapa kegiatan penggalangan dana khusus,dll.

Venue

Pertimbangkan kebutuhan fisik untuk event tersebut karena ini akan membantu anda mengatur suasana. Sebagai contoh,

• Pernikahan akan lebih cocok diadakan di ruang perjamuan, atau tempat hotel;
• Seminar, konferensi, atau sesi pelatihan dapat berlangsung di ruang konferensi khusus atau pusat bisnis;

    Kegagalan untuk memilih tempat yang tepat dapat membuat atau merusak event. Jika tempat  terlalu kecil, para tamu akan merasa tidak nyaman dan ada kemungkinan tamu yang tidak puas pergi sebelum akhir acara, dan mungkin meminta pengembalian biaya tiket mereka. Di sisi lain, jika tempat tersebut terlalu besar, akan sulit untuk membangun suasana dan hubungan di antara para tamu, yang menghasilkan event menjadi buruk.

Faktanya adalah, ada tempat yang sesuai dengan setiap event  jadi kembangkan dan pertahankan daftar tempat paling populer di daerah anda!

Event Decoration

Dekorasi dalam sebuah event,memberikan suasana yang tepat untuk event tersebut. Beberapa tempat memiliki dekorator event sendiri dan sering kali biaya sewa tempat yang dipilih akan mencakup elemen untuk dekorasi.

Khususnya, dalam hal acara sosial dan khusus, ada baiknya berinvestasi untuk mendapatkan tempat yang didekorasi dengan selera tinggi. Dengan begitu dijamin bukan hanya suasana yang indah, tetapi foto-foto indah untuk mengingatkan tentang hari istimewa tersebut.

    Berhati-hatilah terhadap keluarga dan teman-teman yang secara sukarela merawat dekorasi. Cobalah memberi tahu klien bahwa sebaiknya anda menghabiskan uang ekstra untuk melibatkan seorang profesional untuk melakukan ini. Kecuali jika teman atau anggota keluarga adalah seorang profesional, pekerjaan ini biasanya selalu terburu-buru atau di bawah standar.

Tables and Chairs

Sekali lagi, pilihan furnitur yang tepat sangat penting untuk menciptakan efek khusus itu. Jadi misalnya:

• Seminar yang diadakan dengan gaya teater hanya akan membutuhkan kursi, selain meja untuk pembicara tamu.
• Di sisi lain, sekarang tempat umum untuk menutupi kursi jamuan untuk pernikahan, dihiasi dengan ikat pinggang atau bunga atau kombinasi.

Salah satu masalah yang sering ditemui sebagai event planner adalah kapasitas tempat duduk yang dikutip oleh venue hirers untuk perlengkapan meja tidak sesuai dengan kenyataan. Mereka mungkin memberi tahu anda bahwa sebuah meja membutuhkan 8 hingga 10 kursi, padahal pada kenyataannya, anda hanya dapat  memuat 6 hingga 8 kursi di sekeliling meja. Jika ini tidak diverifikasi sebelumnya,secara signifikan hal ini mempengaruhi pengaturan tempat duduk tamu pada hari itu.

Food and drink

• Ini bisa menjadi hal rumit lainnya. Beberapa event memiliki tarif sewa murah dengan syarat anda harus menggunakan layanan katering mereka. Hasilnya adalah venue yang pertama kali muncul cukup masuk akal, tiba-tiba hal ini bisa menjadi tidak terjangkau. Kuncinya di sini adalah jangan takut untuk menegosiasikan harga dengan venues berdasarkan paket yang anda dapatkan.

 

• Dalam hal acara penggalangan dana di mana anda mungkin ingin menjual minuman, penting bahwa anda mengetahui sejak awal apakah diperlukan lisensi khusus. Kadang-kadang venue itu akan menyelesaikan masalah ini untuk anda, di lain waktu anda mungkin harus menyelesaikannya sendiri dan planner yang baik harus dapat membantu anda dalam hal ini.

    Dalam melaksanakan sebuah event pastinya di perlukan komunikasi yang akurat dan efektif,jika anda membutuhkan alat komunikasi antar team,hubungi kami MomototoyRentalHT.Sekian,Terima Kasih:)

The post Merencanakan Event Yang Sempurna appeared first on Momototoy Communication.

Source : https://ift.tt/2sHo82z