Jika Anda harus merencanakan acara bergengsi sendiri, Anda mungkin menghargai panduan saya tentang aspek mengatur acara, dari awal hingga selesai!
- Tentukan tujuan acara Anda Apa konsepnya? Sebelum Anda dapat mulai mengatur acara Anda, tuliskan beberapa baris tentang apa yang akan terjadi dengan acara tersebut dan apa yang ingin Anda capai. Sangat membantu pada tahap ini untuk melakukan pertemuan dengan semua orang yang terlibat untuk membahas acara tersebut. Berikut adalah daftar poin yang perlu dibahas:
o Tentukan subjek untuk acara tersebut o Diskusikan apa yang ingin Anda capai, misalnya
- Tingkatkan profil bisnis / organisasi Anda
- Jaringan dengan beberapa prospek penjualan dalam lingkungan yang santai
o Kapan Anda ingin mengadakan acara? o Di mana Anda ingin memegangnya? o Siapa yang ingin Anda datangi ke acara tersebut? Berapa banyak? o Bagaimana dan di mana Anda akan mempromosikan acara untuk memastikan bahwa mereka ikut? o Apakah Anda ingin speaker luar? Jika ya, siapa? Apa yang akan mereka bicarakan? o Berapa anggaran yang Anda miliki untuk acara tersebut? HAL-HAL YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN: o Apa lagi yang terjadi pada saat yang sama dengan acara Anda (baik di dalam organisasi Anda dan eksternal) – apakah ini akan berdampak pada acara Anda? o Jika Anda, misalnya, menjalankan sesi pelatihan, sudahkah Anda mengidentifikasi bahwa ada kebutuhan yang cukup untuk topik tertentu itu? o Jika Anda mengundang pembicara luar, selalu pastikan bahwa, jika memungkinkan, Anda memiliki pilihan ‘cadangan’ jika pilihan pertama Anda tidak tersedia. Perhatikan klausul pengeluaran karena dapat berupa biaya tersembunyi yang mengacaukan anggaran Anda.
- Perencanaan dan logistik Nominasikan orang yang memimpin untuk:
o melacak semua tugas untuk acara tersebut
- apa yang telah dilakukan
- apa yang masih perlu dilakukan
- siapa yang perlu melakukannya
- kapan perlu dilakukan menurut
- anggaran dan biaya aktual. Buat spreadsheet yang merinci semua tugas untuk acara tersebut. Ini memastikan bahwa semua tugas untuk acara direkam di satu tempat, sehingga tidak ada yang terlewatkan atau dilupakan. Adakan rapat kemajuan rutin untuk semua orang yang terlibat dalam acara tersebut untuk memastikan bahwa semua orang mengetahui pada tahap apa acara ini berlangsung, serta masalah apa pun yang muncul.
Setiap tugas lebih lanjut yang timbul sebagai hasil dari pertemuan ini harus ditugaskan dan dicatat dalam lembar kerja perencanaan. Bergantung pada jumlah orang yang terlibat, Anda mungkin juga menganggap perlu untuk mengambil risalah rapat. Berikut adalah beberapa area utama yang perlu Anda pertimbangkan – meskipun itu akan bervariasi tergantung pada sifat acara Anda. Skala waktu o Berikan banyak waktu untuk merencanakan dan mengatur acara, terutama jika Anda mengundang pembicara luar saat buku harian mereka terisi dengan cepat. Sebulan mungkin adalah yang paling minimum – lebih jika itu acara besar dengan banyak pembicara. o Periksa tenggat waktu !! o Pastikan semuanya diatur dalam banyak waktu sebelum acara, sehingga Anda tidak akan merasa panik pada menit-menit terakhir sehari sebelumnya. o Jika Anda mendapati diri Anda hanya memiliki sedikit orang yang mendaftar hanya 2-3 minggu sebelum acara, jangan panik. Ini cukup normal – kami menemukan bahwa kebanyakan orang tidak mendaftar ke acara kami sampai satu atau dua minggu sebelumnya. Tempat dan catering o Tentukan tempat acara Anda, dengan mempertimbangkan faktor-faktor berikut (tergantung pada sifat acara, kebutuhan Anda akan berbeda-beda): Lokasi – apakah mudah diakses oleh audiens yang Anda tuju? Ukuran – idealnya Anda menginginkan tempat yang cocok untuk semua orang, tetapi tidak begitu besar sehingga Anda memiliki banyak ruang kosong. Biaya – dapatkah Anda membelinya? Jika acara Anda memiliki alasan amal yang melekat padanya, harap diingat bahwa beberapa tempat menawarkan diskon untuk amal dan organisasi nirlaba, jadi patut bertanya Ketersediaan – banyak tempat populer memesan berbulan-bulan (bahkan bertahun-tahun) sebelumnya, sehingga Anda mungkin perlu berburu di sekitar Fasilitas-apakah mereka menyediakan katering? Apakah mereka memiliki akses yang dinonaktifkan? Peralatan acara (mis. Proyektor data)? Kebijakan pembatalan – jika Anda harus membatalkan acara Anda karena alasan apa pun, Anda harus memeriksa apakah Anda akan kehilangan uang o Setelah memesan tempat, periksa kapan harus dibayar – maka pastikan dibayar tepat waktu! o Tentukan katering apa yang Anda butuhkan untuk acara Anda (ini mungkin tergantung pada anggaran Anda). Orang-orang cenderung senang jika mereka diberi makan dan minum cukup – jadi pastikan ada cukup makanan dan minuman untuk semua orang, karena ini adalah salah satu hal yang mereka pasti ingat tentang acara Anda! Jika Anda menggunakan perusahaan katering luar, periksa apakah mereka memiliki biaya pengiriman, karena ini dapat menambah biaya Anda. Tanyakan kepada hadirin Anda apakah mereka memiliki persyaratan diet khusus dan, jika mungkin, cobalah memenuhi persyaratan mereka. Karena vegetarianisme sudah umum sekarang, pastikan sudah cukup vegetarian
0 comments:
Post a Comment