Cara Menulis Proposal Untuk Perencanaan Event
Statistik menunjukkan bahwa industri manajemen acara akan tumbuh sebesar 44% dan menambah lebih dari 30.000 pekerjaan dalam lima tahun ke depan. Ini adalah berita bagus untuk semua perencana karena menunjukkan bahwa permintaan akan bakat dan layanan Anda meningkat.
Merencanakan suatu acara membutuhkan banyak perhatian terhadap detail, penjadwalan, pengorganisasian, dan tindak lanjut. Dengan menghadirkan proposal acara atau RFP yang diformat dengan baik, secara subliminal menunjukkan klien potensial Anda bahwa Anda memiliki keterampilan yang mereka cari.
Menulis proposal yang baik membutuhkan kemampuan untuk memahami semua persyaratan baik dari klien.
Bagian dari tanggung jawab seorang perencana yang baik adalah menciptakan ketertiban dan menghasilkan hasil yang luar biasa bahkan pada tenggat waktu yang singkat. Klien sering kali tidak terorganisir dan gugup tentang acara mereka. Dengan pengalaman dan profesionalisme Anda, Anda dapat membuat dampak besar dalam membantu klien.
Mulai Proposal Acara Anda
Perlu diingat bahwa sebagian besar klien tidak tahu apa yang mereka inginkan. Mereka mencari perusahaan perencanaan acara yang tepat dengan visi untuk membantu mereka dalam merencanakan acara yang indah.
Apakah itu liburan perusahaan, pesta pensiun, reuni, pernikahan jutaan dolar atau acara anggaran kecil di ulang tahun anak-anak atau pertemuan keluarga, semuanya dimulai dengan proposal yang ditulis dengan baik yang menggambarkan acara tersebut.
Sebagai perencana profesional atau sukarelawan , Anda harus dapat menjual keterampilan Anda kepada klien melalui proposal acara yang diteliti dengan baik dan ditulis dengan baik. Artikel ini menguraikan pedoman saat menulis proposal perencanaan yang merata.
Mulailah dengan memikirkan kekuatan terbesar Anda sebagai perencana acara dan tulis semuanya – sekarang pastikan mereka masuk ke proposal baik secara visual (melalui foto) atau melalui teks.
Pertemuan awal
Bahkan jika Anda memiliki gagasan tentang apa yang diinginkan klien atau Anda telah merencanakan ratusan acara serupa sebelumnya, langkah pertama adalah melakukan percakapan satu lawan satu dengan klien untuk mencari tahu apa yang dia inginkan atau apa yang ingin dia capai selama acara tersebut. Selama pertemuan ini, catat semua logistik seperti waktu, lokasi yang diinginkan, tanggal dan setiap poin penting lainnya.
Selain itu, dengarkan ide-idenya untuk katering, skema warna, tema, dan elemen visual lainnya yang mereka inginkan untuk acara tersebut.
Jangan menulis proposal perencanaan acara yang berbunyi seperti surat resmi. Proposal harus berbicara langsung dengan kebutuhan klien yang Anda amati selama rapat.
Ingatlah bahwa Anda menulis proposal khusus untuk klien Anda, jadi lebih sedikit bicarakan diri Anda dan lebih banyak tentang keinginan mereka untuk acara tersebut.
Perlu diingat bahwa klien Anda mungkin melihat beberapa proposal lain dari perencana yang berbeda dan mereka akan memilih salah satu yang paling memahami kebutuhan mereka.
Juga, pastikan Anda menyertakan logo perusahaan dan informasi kontak di halaman sampul. Judul proposal juga sangat penting terutama jika Anda melamar perusahaan tertentu. Anda ingin menyesuaikan judul untuk klien spesifik Anda sehingga mereka tidak berpikir Anda memiliki template yang Anda gunakan untuk semua klien.
Ringkaslah Kebutuhan Klien
Anda dapat meringkas kebutuhan klien Anda dalam judul deskripsi acara. Ini berfungsi sebagai ringkasan dari semua kebutuhan klien serta tujuan klien untuk acara tersebut. Ketika klien melihat informasi ini segera, itu memberi mereka kepastian bahwa Anda memahami keinginan mereka.
Jika Anda memiliki foto dari peristiwa serupa yang telah Anda lakukan yang mencapai hal-hal yang diinginkan klien ini, Anda dapat memasukkan foto-foto itu di bagian portofolio proposal.
Deskripsi umumnya di mana Anda mengulangi apa yang klien katakan tentang acara tersebut tetapi dengan cara yang lebih profesional dan terorganisir. Ini menunjukkan bahwa Anda sepenuhnya memahami apa yang mereka cari.
Informasi apa pun yang mungkin Anda peroleh tentang acara selama pertemuan pertama sangat berguna. Hal-hal seperti –
- opsi hiburan yang tersedia,
- fasilitas yang tersedia di tempat yang diusulkan,
- katering apa pun yang dibutuhkan,
- buka informasi bar,
- informasi tempat duduk jika klien spesifik tentang kebutuhan mereka,
- dan masih banyak lagi.
Anda juga harus berusaha untuk memberikan saran yang lebih bermanfaat daripada apa yang diminta klien. Anda tidak ingin membanjiri mereka tetapi Anda dapat mencari opsi lain yang menurut Anda mungkin disukai klien dan sesuai anggarannya.
Anda juga dapat menyertakan gambar dari lokasi venue yang memungkinkan klien untuk melihat dengan tepat apa yang mereka peroleh dan juga memberi Anda peluang lebih besar untuk dipekerjakan karena sebagian besar pesaing Anda kemungkinan akan mengirim dokumen kata yang tidak biasa.
Ringkas Pengalaman Anda sebagai Perencana Acara
Ringkasan singkat tentang diri Anda atau perusahaan penting ketika menulis proposal perencanaan acara. Ini memberi klien ide tentang siapa Anda dan juga berapa lama Anda dalam bisnis.
Jika klien Anda harus mendapatkan persetujuan dari bos mereka tentang mempekerjakan Anda, itu adalah informasi yang baik untuk dilihat oleh pembuat keputusan.
Sertakan kemampuan Anda, informasi singkat tentang pengalaman Anda sebagai perencana yang adil dan pekerjaan klien lama yang Anda lakukan dengan baik.
Jika Anda belum memiliki banyak pengalaman perencanaan acara, Anda dapat menyebutkan magang, pekerjaan sukarela, koordinasi atau pengalaman manajemen proyek di bidang lain. Kami telah melihat banyak perencana acara dengan pengalaman kurang mendapatkan klien besar dengan memiliki proposal klien yang luar biasa jadi jangan biarkan kurangnya pengalaman profesional membuat Anda takut.
Pastikan Anda juga menyebutkan pengalaman atau pelatihan lain yang relevan yang Anda miliki jika Anda tidak memiliki terlalu banyak kegiatan langsung di bawah ikat pinggang Anda.
Layanan yang Ditawarkan
Dengan mengikuti informasi di atas, klien ingin mengetahui layanan yang dapat Anda tawarkan selama acara. Jika acara tersebut sangat besar dengan berbagai fungsi seperti pernikahan, presentasi formal, pesta makan malam, sudah tepat untuk memiliki judul untuk setiap fungsi kemudian menunjukkan apa yang dapat Anda tawarkan di setiap fungsi. Misalnya “makan siang” atau “pesta koktail” kemudian jelaskan tugas yang akan Anda lakukan dalam fungsi itu untuk membuatnya luar biasa seperti mempekerjakan staf, memesan dan menyajikan makanan, menyiapkan meja.
Dalam hal ini adalah acara yang lebih kecil seperti jamuan pengantin pria, baby shower, Anda dapat mempertimbangkan membuat daftar poin tugas Anda serta vendor dan lokasi yang akan Anda gunakan. Anda dapat melampirkan foto dari acara serupa yang pernah Anda lakukan di masa lalu untuk membantu klien mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang dapat Anda tawarkan.
Pelayanan yang disediakan
Di bagian ini Anda harus merangkum acara dalam 1 – 3 kalimat dan kemudian memiliki sub-judul untuk setiap bagian yang akan Anda urus.
Misalnya, Anda harus memiliki sub-judul untuk bagian konsultasi dan perencanaan Anda. Sesuatu seperti “Sandra Wilson akan menjadi koordinator acara Anda yang mengurus semua kebutuhan perencanaan Anda. Dia akan tersedia dari jam 8 pagi sampai 6 sore, 7 hari seminggu untuk rapat sampai acara. Layanan konsultasi diberikan tanpa biaya tambahan kepada Anda jika Anda memilih untuk melakukan deposit pada pesta Anda. “
Kemudian Anda dapat memiliki bagian untuk Katering, Dekorasi dan Pengaturan, Tema Acara, Bilah Terbuka, Musik, Hiburan, Registrasi, Perincian Acara dan Pembersihan.
Di setiap sub-judul ini Anda harus memiliki beberapa kalimat tentang apa yang dapat terjadi dan perkiraan biaya untuk setiap item. Biaya untuk setiap item harus menjadi jumlah total yang akan Anda bebankan kepada klien. Jika Anda menandai vendor maka pastikan untuk memperhitungkan markup Anda; atau jika Anda melewati biaya seperti sekarang maka Anda dapat memasukkan jumlah itu.
Anggaran
Secara alami, semua klien akan melihat proposal perencanaan acara dengan harapan dapat melihat berapa biayanya untuk mengadakan acara pilihan mereka. Setelah menggambarkan acara dengan cara yang dapat dicicipi, dicium, dan dilihat betapa menakjubkannya klien, buatlah bagian untuk merangkum secara terperinci semua biaya atau setiap item serta tujuan mereka dalam acara tersebut.
Misalnya, klien mungkin tidak tahu penggunaan sterno (akan membantu menjaga makanan tetap hangat sepanjang hari) jadi jika Anda mencantumkan itu dalam proposal, pastikan Anda mendefinisikannya. Di bagian bawah lembar, buat perhitungan terperinci dari semua biaya.
Ini juga dapat membantu memberikan diskon yang dirasakan seperti diskon untuk pemesanan awal atau diskon untuk beberapa pemesanan sekaligus. Anda ingin memberi diri Anda keuntungan dari kompetisi.
Kebijakan Acara
Anda dapat mengakhiri proposal dengan memiliki halaman tentang kebijakan Anda.
Ini membantu untuk mengelola harapan klien Anda dengan benar.
Bagian dari kebijakan Anda yang dapat Anda sertakan adalah Jumlah Minimum Dijamin Headcount; Penawaran Waktu Terbatas untuk proposal khusus ini (biasanya 60 hari); Kebijakan Pembatalan (tidak ada pembatalan dalam 15 hari setelah acara atau klien hanya menerima pengembalian uang 50%); Kebijakan Sewa atau Kerusakan; Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran; dll.
Akhirnya berterima kasihlah kepada klien atas kesempatan dan ingat untuk memberikan informasi kontak Anda; nomor telepon atau alamat email sehingga klien dapat menghubungi Anda.
Ingin bertanya tentang bagaiman mengadakan event hubungi kami untuk info lebih lanjut di link berikut Rental HT.
The post Cara Menulis Proposal Untuk Perencanaan Event appeared first on Momototoy Communication.
Source : https://ift.tt/35joqum
0 comments:
Post a Comment