Alat Komunikasi Digunakan dalam Bisnis Modern

Alat Komunikasi Digunakan dalam Bisnis Modern

Tempat kerja biasanya terdiri dari ruang kantor fisik dengan karyawan yang bekerja secara tatap muka, dan melalui email pada jam-jam tertentu antara jam 9 pagi dan jam 5 sore.

 Maju cepat beberapa tahun dan sekarang menjadi norma bagi karyawan untuk bekerja di berbagai lokasi, jam dan perangkat, tenaga kerja tidak lagi terbatas pada lingkungan kantor tunggal.

Ketika tempat kerja yang beragam ini muncul, kebutuhan akan lingkungan kerja berbasis tim dan kolaboratif, yang terhubung secara digital menjadi sangat penting bagi efisiensi dan pertumbuhan. Organisasi harus memperkenalkan strategi tempat kerja digital yang mampu meningkatkan kolaborasi  dan komunikasi, dan memungkinkan karyawan untuk bekerja sama secara efektif, terlepas dari lokasi atau perangkat.

 

Apa itu Tempat Kerja Digital?

Sementara tempat kerja digital sekarang menggerakkan berbagai proyek di banyak industri, konsep ini masih muncul. Ada banyak definisi tentang tempat kerja digital dan beberapa di antaranya mencakup semuanya, sementara yang lain fokus pada aspek spesifik dari konsep tersebut. Tempat kerja digital dapat dianggap sebagai evolusi alami dari tempat kerja. Ini mencakup semua teknologi yang digunakan staf untuk melakukan pekerjaan mereka. Ini dapat berkisar dari aplikasi SDM dan aplikasi bisnis inti hingga email, pesan instan, alat media sosial perusahaan, intranet dan portal. Sebagian besar (jika tidak semua) organisasi memiliki tempat kerja digital.

 Yang penting adalah fokus untuk menciptakan tempat kerja digital yang efektif yang membantu staf Anda melakukan pekerjaan mereka secara lebih efektif dan efisien. Ini harus terdiri dari serangkaian platform, alat, dan lingkungan holistik untuk pekerjaan yang disampaikan dengan cara yang dapat digunakan, koheren, dan produktif. Ini memberikan fokus pada pengalaman karyawan atau individu serta lingkungan tempat mereka bekerja. 

[Sumber Terkait: Digital Workplace Infographic ]

Alat Komunikasi Bisnis Paling Populer dan Efisien yang Dapat Anda Mulai Gunakan Sekarang

Untuk mengelola perubahan industri ini, banyak organisasi terkemuka dalam bisnis dan pemerintah telah menerapkan strategi tempat kerja digital. Dengan secara cerdas menggabungkan teknologi yang sudah digunakan banyak bisnis, tempat kerja digital telah meruntuhkan hambatan komunikasi dan mentransformasi pengalaman karyawan menjadi yang mempromosikan efisiensi, pertumbuhan, dan inovasi.

Kunci keberhasilan, bagaimanapun, tergantung pada implementasi strategi tempat kerja digital – membutuhkan strategi yang mampu mendorong perubahan sejati dalam organisasi.

Intranet / Intranet Sosial 

 Sebuah intranet adalah hub pribadi yang dapat diakses oleh setiap pengguna yang berwenang dalam organisasi bisnis – hal ini terutama digunakan untuk mengemudi  komunikasi internal dan kolaborasi. Intranet modern sering dibangun menggunakan sistem manajemen konten karena lebih mudah dikelola oleh staf non-teknis,

Di era perangkat- bawa-Anda-sendiri (BYOD) dan telekomunikasi, solusi intranet akan menghasilkan tenaga kerja yang lebih fleksibel dan memastikan semua karyawan bekerja ke arah tujuan yang sama. 

Intranet memungkinkan Anda untuk dengan mudah berbagi berita perusahaan dan membangun lingkungan yang kaya informasi. Umpan berita beranda dapat dipersonalisasi untuk setiap anggota staf berdasarkan tim, departemen, dan / atau lokasi mereka untuk memastikan berita yang paling relevan ditempatkan di depan dan di tengah untuk mereka. Ini juga dapat dikaitkan dengan izin keamanan untuk memastikan informasi sensitif atau rahasia hanya dilihat oleh sekelompok orang tertentu. 

Intranet mengambil langkah lebih jauh dengan memfasilitasi komunikasi di antara staf yang bekerja di lokasi yang berbeda. Staf dapat saling memperbarui dengan cepat dan mudah di berita mereka sendiri. Mereka dapat mendistribusikan berita kepada kolega tertentu di lokasi atau area khusus tertentu, dan kolega dapat berinteraksi dengan konten dan menawarkan umpan balik secara real-time.

Anda mungkin tertarik untuk menerapkan strategi intranet jika:

• Anda dan karyawan Anda merasa sulit untuk tetap mengetahui berita atau pengumuman perusahaan
• Jika terasa seperti ada gangguan komunikasi antara departemen dan karyawan
• Dokumen penting hilang atau terkubur dalam ribuan email
• Terlalu banyak dokumen
• Tidak ada kebijakan orientasi standar yang jelas untuk karyawan baru atau karyawan magang
• Sulit untuk membentuk tim lintas fungsional untuk proyek sumber daya
•  

Obrolan & Pesan Pribadi

Ruang kolaboratif yang menyediakan fungsi pesan dan obrolan pribadi / grup sering dipandang sebagai salah satu alat komunikasi bisnis terbaik untuk menjaga tim tetap bekerja bersama. Ini adalah bentuk komunikasi yang efektif untuk karyawan dan manajer yang sibuk. Pesan instan membuat pembaruan pada proyek dan diskusi tim umum jauh lebih mudah.

Ini bekerja dengan baik ketika karyawan atau anggota tim tersebar di berbagai lokasi geografis dan zona waktu yang berbeda. File dapat dibagikan dan percakapan dapat diakses jika diperlukan.

Ruang obrolan dan lingkungan perpesanan grup mungkin tampak sama, tetapi antarmuka seringkali sangat berbeda. Misalnya, perusahaan Anda mungkin mendapatkan lebih banyak dari platform pengiriman pesan instan daripada ruang obrolan jika Anda tidak memiliki banyak proyek berbasis tim, dan individu hanya sesekali perlu menghubungi individu lain dalam organisasi.

Forum Diskusi

Meskipun beberapa forum diskusi mungkin terlihat seperti teknologi lama bagi beberapa orang, ini masih merupakan salah satu alat bisnis komunikasi pilihan yang digunakan saat ini.

Forum diskusi dapat menyatukan manajemen dan karyawan dan memungkinkan untuk diskusi terbuka tentang topik apa pun (biasanya disiapkan dan dimonitor / dimoderasi). Ini juga dapat membantu dalam penyebaran pengetahuan dan menyatukan tenaga kerja. Forum juga efektif dalam pengarsipan pengetahuan organisasi untuk digunakan oleh siapa saja sebagai referensi. Moral karyawan juga dapat ditingkatkan dengan berpartisipasi dalam forum diskusi reguler.

 Forum diskusi juga akan memfasilitasi berbagi pengetahuan. Tidak ada waktu yang terbuang untuk menjawab pertanyaan yang sama berulang kali begitu forum perusahaan telah terintegrasi dengan pencarian perusahaan. Ini akan memungkinkan informasi forum ditemukan oleh orang-orang yang membutuhkannya, ketika mereka membutuhkannya.

Perangkat Pelacakan & Kasing

Meja bantuan online dengan sistem pelacakan kasus memungkinkan karyawan dan pelanggan untuk mengirimkan kasus atau tiket dukungan. Ini memungkinkan untuk ditugaskan kepada karyawan yang tepat dan memeriksanya dan menyelesaikannya tepat waktu.

Sistem pelacakan kasus membantu memusatkan permintaan dukungan pelanggan dan melacak setiap masalah terbuka.

Lacak produktivitas tim, prioritaskan pertanyaan yang paling relevan dan penting dan kumpulkan umpan balik pelanggan yang berharga yang dapat membantu dalam meningkatkan produk, layanan, dan hubungan pelanggan Anda.

Sistem pelacakan masalah umumnya digunakan di call center dukungan pelanggan organisasi untuk membuat, memperbarui dan menyelesaikan masalah pelanggan yang dilaporkan atau bahkan masalah yang dilaporkan oleh karyawan di dalam perusahaan.

Blog Internal

Blog internal juga merupakan pilihan yang bagus. Ini bukan sesuatu yang dapat diakses oleh pelanggan dan pesaing Anda.

Blog internal adalah tempat di mana karyawan dapat berbagi ide dan pengalaman dengan cepat dan secara informal. Keuntungan blog internal dapat mencakup:

• Menyiarkan dan menyoroti pengetahuan karyawan tentang topik atau area tertentu dari organisasi
• Membuat arsip artikel basis pengetahuan, pengetahuan, dan keahlian yang dapat dicari dan permanen. Semua artikel yang diunggah dan diterbitkan di blog internal akan tetap ada kecuali dihapus secara manual
• Ini mempromosikan diskusi terbuka dan kolaborasi di antara tenaga kerja. Ada beberapa kasus di mana beberapa karyawan akan lebih cenderung berbicara di lingkungan virtual daripada tatap muka
• Ini menghubungkan karyawan di seluruh departemen
• Itu membuat staf tetap up-to-date pada informasi penting dan pembaruan perusahaan

Kesimpulan 

Komunikasi yang efektif antara staf yang bekerja di lokasi dan jam yang berbeda dapat menjadi tantangan, tetapi itu bisa dilakukan. Anda hanya perlu mulai mengeksplorasi berbagai teknologi yang tersedia dan memutuskan mana yang tepat untuk organisasi Anda. Ingat, Anda tidak perlu puas dengan satu alat. Mulailah dengan memilih alat yang dapat menjadi basis untuk kebutuhan komunikasi Anda. Misalnya, banyak organisasi menerapkan platform intranet  untuk kebutuhan komunikasi internal mereka karena memungkinkan organisasi untuk mengatur ruang kerja tim, dengan mudah menemukan informasi staf termasuk bidang keahlian, menyampaikan berita dan informasi yang dipersonalisasi kepada anggota staf yang berbeda, mengatur izin keamanan untuk memastikan informasi yang tepat dibaca oleh staf dengan tingkat akses yang tepat dan banyak lagi. Kemudian, mereka mengintegrasikan alat komunikasi lain ke dalam platform dasar mereka seperti Skype for Business, Facebook, YouTube dan sebagainya. Ini memungkinkan organisasi untuk menawarkan komunikasi terpusat dan ekosistem informasi untuk staf mereka!

The post Alat Komunikasi Digunakan dalam Bisnis Modern appeared first on Momototoy Communication.

Source : https://ift.tt/2pcgr2Q