Program Kerja

Program Kerja adalah suatu rencana kegiatan dalam jangka waktu tertentu yang sudah disepakati atau ditetapkan oleh pengurus organisasi atau perusahaan. Baiknya, program kerja dibuat sistematis dan terarah agar dapat mencapai tujuan atau target yang telah ditetapkan. Sebelum melaksanakan program kerja, hal yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang harus dicapai, sebut saja misalnya Visi dan Misi.

Sesungguhnya program kerja itu dibuat untuk membuat seluruh anggota yang menjalankannya menjadi individu yang lebih baik, bukan untuk mencari hal yang berbau materi.

Visi adalah suatu pandangan jauh tentang perusahaan, tujuan - tujuan organisasi atau perusahaan dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pada masa yang akan datang. Visi itu tidak dapat dituliskan secara lebih jelas menerangkan detail gambaran sistem yang ditujunya, dikarenakan perubahan ilmu serta situasi yang sulit diprediksi selama masa yang panjang tersebut.

Sedangkan misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan Visi. Misi perusahaan adalah tujuan dan alasan mengapa perusahaan itu ada. Misi juga akan memberikan arah sekaligus batasan proses pencapaian tujuan.

Visi, pandangan bagaimana sebuah program yang akan berjalan kedepan. Bagaimana harus memulai, bagaimana harus menjalani, bagaimana goal yang akan dicapai. Semua ditentukan melalui pandangan luas kedepan yang disebut visi. Lalu pandangan-pandangan tersebut harus direalisasikan dengan pokok-pokok pekerjaan yang harus dilakukan. Hal apa saja yang perlu dilakukan untuk menjalankan program kerja dan mencapai visi dan tujuan? Ini dinamakan misi. Kedua hal tersebut saling erat satu sama lain. Dalam hal membuat program kerja, visi dan misi menjadi acuan penting bagaimana program ini berlangsung. Bagaikan jiwa dan raga dari program kerja.

Lalu, apa manfaat dari Program Kerja?

Setidaknya ada dua alasan penting mengapa harus adanya program kerja didalam suatu badan organisasi atau perusahaan.

1. Efisiensi

Dengan adanya program kerja, kita dan tim dapat memilah-milah apa yang harus dikerjakan dalam tahun selanjutnya. Setelah kita menentukan program kerja, kita jadi tahu apa yang harus dikerjakan, serta dapat menghemat waktu untuk berpikir bagaimana cara untuk merealisasikan sebuah order, kenapa? Karena pastilah dalam pembuatan program kerja tersebut sudah terpikirkan sejak awal, sebelum program kerja tersebut mulai direalisasikan. Oleh karena waktu yang hemat, kita dan tim bisa sambil melaksanakan program kerja lainnya yang sudah ditentukan.

 2. Efektifitas

Program kerja membuat seluruh pekerjaan yang dilakukan menjadi efektif, mengapa? Karena pasti dalam awal pembuatan program kerja pasti ada pembagian job description untuk semua anggota. Hal ini dapat mencapai keefektifitasan. Si A mengerjakan tugas A, si B mengerjakan tugas B, sedangkan si C mengerjakan tugas C. Dengan pembagian job description ini semua saling bersinkronisasi membuat suatu hal yang efektif.

Jenis-jenis Program kerja

1. Program kerja berdasarkan waktu perencanaannya, dibagi menjadi dua,

- Program kerja yang dibuat untuk satu periode kepengurusuan. Karena hanya digunakan untuk satu periode, maka biasanya rapat kerjanya hanya dilakukan satu kali. Selanjutnya dilakukan evaluasi dan koordinasi dari setiap program yang sudah dijalankan,

- Program kerja yang dibuat untuk satu waktu tertentu. Bisa triwulan, caturwulan, dll. Rapat kerjanya bisa dilakukan lebih dari satu kali selama satu periode kepengurusan.

2. Program kerja berdasarkan sifat program organisasi, dibagi menjadi tiga,

- Program kerja yang sifatnya kontinyu atau terus menerus,
- Program kerja yang sifatnya dadakan atau insidental,
- Program kerja yang sifatnya tentatif, atau disesuaikan dengan kondisi yang akan datang.

3. Program kerja berdasarkan target atau tujuan pencapaian, yaitu,

- Program kerja yang dibuat dengan jangka waktu panjang,
- Program kerja yang dibuat untuk jangka waktu pendek.

Bagaimana cara membangun Program kerja yang baik?

Tahap awal, pertama tentukan tujuan, visi, dan misi. Dengan menentukan tiga hal tersebut Anda akan mengetahui pandangan dan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan program kerja.

Tahap kedua, tentukan parameter keberhasilan. Ini merupakan hal yang harus dikembangkan dari tujuan program. Tentukan hal apa saja yang bisa membuat program yang Anda buat dikatakan orang berhasil. Dengan menentukan hal ini Anda akan termotivasi untuk suatu keberhasilan

Tahap ketiga, perhatikan misi. Setelah anda menentukan pokok-pokok hal apa saja yang harus dikerjakan, maka Anda harus mengembangkan gagasan tersebut secara lebih realistik. Hingga Anda dan tim dapat menemukan gagasan kerangka kegiatan. Bagaimana kegiatan itu harus berjalan, bagaimana model kegiatan, bagaimana cara untuk mencapai keberhasilan kegiatan.

Tahap keempat, setelah Anda menentukan step diatas, hal selanjutnya adalah pembagian pekerjaan. Buatlah sie-sie kecil tetapi efektif. Dan berilah job decription yang sesuai dengan karakteristik anggota yang berada dalam satu sie tersebut, selain itu tunjuklah seseorang yang paling baik dari setiap sie untuk menjadi koordinator. Ini akan membuat evaluasi dan koordinasi dijalin dengan baik. Dengan membagi pekerjaan, program yang Anda dan tim buat akan menjadi efektif.

Tahap kelima, lakukanlah rapat kerja. Hal ini ditujukan untuk membekali tim Anda agar konsep tentang program kerja yang Anda jalani sama. Juga dilakukan untuk penyamaan tujuan, agar tujuan yang dicapai terlaksana.

Tahap keenam, setelah melakukan pembekalan, sekarang adalah waktunya untuk Anda dan tim mengeksekusi program yang Anda buat. Kerjakan tugas yang sudah dibagi, setiap sie melakukan tugas masing-masing yang sudah ditentukan. Kemudian koordinator setiap sie melakukan koordinasi dengan sie yang lain. Dan setiap selesai melakukan tugas atau pekerjaan, lakukanlah evaluasi. Catat hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki dari tugas yang baru saja dikerjakan. Agar program kerja selanjutnya dapat berjalan lebih baik.

Tahap ketujuh, sukses! Pastikan ditahap ini semua yang Anda dan tim kerjakan sudah sesuai dengan parameter keberhasilan. Dengan begitu tidak sia-sialah pekerjaan yang Anda dan tim lakukan dan dapat dihargai dan dipandang orang lain menjadi sesuatu yang bagus.

Demikian hal-hal yang perlu Anda ketahui tentang program kerja; Tetap semangat melakukan aktifitas dan jangan pernah menyerah serta pesimis. Sesungguhnya program kerja itu dibuat untuk membuat seluruh anggota yang menjalankannya menjadi individu yang lebih baik, bukan untuk mencari hal yang berbau materi. Sekian dari La Mozione. Salam sukses!

#CMIIW

Yogyakarta, 13 Juli 2015

Akmal Rahman Setiardi