5 Kesalahan Umum Yang Biasa Dilakukan Event Organizer

5 Kesalahan Umum Yang Biasa Dilakukan Event Organizer

Suatu acara biasanya tidak luput dari masalah, entah itu biaya, penjadwalan yang buruk, dan ketidakpuasan pelanggan karena berbagai faktor yang berkaitan dengan perencanaan, komunikasi, dan alokasi sumber daya. Berikut adalah lima kesalahan event organizer yang paling umum, dan cara yang pintar untuk menghindarinya.

 

Kesalahan No. 1: Kegagalan mengalokasikan sumber daya yang tepat, dengan keterampilan yang tepat.

Masalah: Tampaknya cukup jelas bahwa staf acara yang tepat sangat penting, namun mengalokasikan sumber daya secara tidak tepat berada di puncak daftar kesalahan manajemen acara yang paling umum. Tidak memiliki orang yang tepat untuk mengelola suatu peristiwa dapat menjadi sebuah bencana. Kunci dari acara yang sukses adalah mendapatkan orang yang tepat dengan keterampilan yang tepat. Semua perencanaan di dunia tidak akan mengatasi kekurangan bakat.

Solusi: Manajer acara memerlukan visibilitas penuh ke dalam keterampilan dan beban kerja semua sumber daya mereka, termasuk vendor, kontraktor, dan agen outsourcing, yang sering kali tidak mendapatkan penilaian keterampilan meskipun mereka sedang melakukan proporsi pekerjaan yang “sangat besar”. Penilaian menyeluruh atas semua sumber daya pada awal proses perencanaan dapat memberikan visibilitas tersebut ke dalam keterampilan dan beban kerja setiap orang.

 Kesalahan No. 2: Kegagalan untuk melacak perubahan ruang lingkup acara.

Masalah: Seperti kebanyakan skenario kehidupan nyata, sebagian besar event akan memiliki perubahan dalam rencana dan ruang lingkup sebelum hari tiba. Kegagalan untuk melacak perubahan terkecil dapat mengakibatkan anggaran di luar kendali, atau jadwal yang tidak mungkin.

Solusi: Mengikuti ‘proses pelacakan perubahan’ formal adalah cara sederhana namun sangat efektif untuk menjaga agar perubahan didokumentasikan, dikomunikasikan, dan terkendali. Individu yang meminta perubahan (misal. Kapasitas tempat duduk tambahan atau perubahan dalam layanan makanan) perlu menjelaskan perubahan spesifik dan manajer acara perlu menentukan bagaimana permintaan itu akan berdampak pada anggaran, jadwal waktu dan mengkomunikasikannya kepada semua pihak yang terlibat.

 Kesalahan No. 3: Mengabaikan Resiko Yang Akan Terjadi.

Masalah: Jika ada yang salah, itu mungkin akan terjadi! Hal-hal terjadi pada menit terakhir, membuat semua orang terkejut karenanya. Akibatnya, acara menjadi berputar-putar sementara perencana acara mencoba untuk membersihkan kekacauan yang tidak mereka antisipasi.

Solusi: Lakukan penilaian risiko peristiwa sebagai bagian awal dari proses perencanaan acara. Sisihkan waktu bersama tim acara Anda untuk bertukar pikiran tentang apa yang bisa terjadi untuk menggagalkan acara, menyebabkan anggaran dibanjiri, atau untuk mencegah Anda memberikan hasil yang diharapkan. Kemudian cari tahu cara Anda dapat mengurangi risiko tersebut. Latihan ini tidak memakan waktu lama, dan sangat membantu dalam memahami hubungan yang lemah sebelum perencanaan bahkan dilakukan.

 Kesalahan No. 4: Kurangnya manajer acara yang berpengalaman.

Masalah: Perencanaan acara dapat dengan cepat tumbuh di luar kendali tanpa manajer acara yang berpengalaman di pucuk pimpinan yang tahu apa yang mereka lakukan. 

Solusi: Langkah pertama adalah mempekerjakan manajer acara dengan sertifikasi dan kecakapan yang dibutuhkan untuk memahami dan mengelola kebutuhan pelanggan. Manajer acara yang baik memiliki kombinasi yang tepat dari ‘soft skill’ dan dapat menunjukkan bagaimana memfasilitasi pertemuan perencanaan, mengelola risiko dan menangani berbagai pemangku kepentingan yang berbeda. itu benar-benar turun ke keterampilan orang, terutama mengingat para pemangku kepentingan yang berbeda.

 Kesalahan No. 5: Kesalahan proses sederhana dengan tidak mengikuti standar, proses manajemen acara berulang.

Masalah: Ini adalah kesalahan manajemen acara yang jauh lebih umum dari pada yang dibayangkan kebanyakan event organizer. Kurangnya suatu rencana yang disepakati meningkatkan risiko bahwa tugas-tugas yang terkait dengan acara tersebut akan gagal, bahwa acara tersebut akan memiliki masalah menit terakhir, gagal anggaran dan akhirnya kehilangan tujuan utama.

Solusi: Rencana acara yang didefinisikan dengan baik dan disepakati membantu perencana menangani setiap tugas secara efisien dan meningkatkan tingkat kesadaran yang tepat dari semua kegiatan yang terlibat dalam pelaksanaan suatu acara. Memiliki garis dasar dari proses berulang untuk pelingkupan, penjadwalan, mengalokasikan sumber daya dan berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan menghilangkan banyak dugaan yang terkait dengan peristiwa.

Jika anda membutuhkan vendor HT atau alat komunikasi lainnya, kami siap mensupport acara anda. Hubungi via WA/Tlp untuk info lebih lanjut. Terimakasih.

The post 5 Kesalahan Umum Yang Biasa Dilakukan Event Organizer appeared first on Momototoy Communication.

Source : https://ift.tt/2otJzli